Wat is cashflow management?

Cashflow management bestaat uit het beheer op basis van actueel inzicht van de inkomende en uitgaande kasstromen van uw bedrijf. Het gaat dus om het resultaat van de inkomsten en kosten van uw onderneming. Het bedrijf krijgt facturen van debiteuren betaald, maar doet zelf ook uitgaven, zoals de huur van een bedrijfspand en kosten voor personeel. Een cashflow overzicht biedt daarbij inzicht in de instroom en uitstroom van geld in een bepaald tijdvak. Het laat de financiële positie van uw bedrijf zien en dit maakt het onder meer mogelijk om prognoses te maken. Bijvoorbeeld om te bepalen of er liquiditeit aanwezig is om een grote investering te doen of om uit te breiden en nieuwe medewerkers in dienst te nemen. Dit laat zien dat cashflow management belangrijk is om strategische beslissingen voor de toekomst te nemen.

Waarom is cashflow management belangrijk?

Cashflow management is belangrijk om inzicht te krijgen in de huidige geldstromen en in toekomstige geldstromen. Het beheer omvat alle activiteiten die betrekking hebben op de optimalisatie van kasstromen van en naar en het bedrijf. Het doel van cashflow management is om de financiële ruimte van de onderneming te optimaliseren. Een positieve cashflow voorziet bijvoorbeeld in de mogelijkheid om te voldoen aan korte termijn betalingsverplichtingen. Bovendien biedt financiële ruimte in een bedrijf de mogelijkheid om voorraad in te kopen of om investeringen te doen en de onderneming verder te laten groeien. 

Cashflow als maatstaf

Een goed cashflow management zorgt er eveneens voor dat het mogelijk is om financiering te verkrijgen. Bij het aanvragen van een krediet is het bijvoorbeeld van belang om een actueel cashflowoverzicht te tonen. De kredietverstrekker ziet een positieve cashflow als een maatstaf om te bepalen of er voldaan kan worden aan betalingsverplichtingen. De beschikbare financiële middelen zijn inzichtelijk te maken met een cashflowplan en prognose. Bovendien voorziet cashflow management in het optimaal beheren van inkomende en uitgaande geldstromen in combinatie met inzicht in investeringen en voorraden. 

Cashflow beheer: operationeel, investeringen en financieringen

Cashflow management heeft zowel betrekking op de bedrijfsactiviteiten als op investeringsactiviteiten en financieringsactiviteiten. Bedrijfsactiviteiten ofwel operationele activiteiten hebben betrekking op bijvoorbeeld het inkopen van voorraad of uitbetalen van loon. Zo hebben investeringsactiviteiten betrekking op het doen van investeringen, zoals de aanschaf van machines. Bij financieringsactiviteiten is bijvoorbeeld sprake van een zakelijke lening.

Wat zijn de taken bij cashflow management?

Taken bij cashflow management: 

• Cashflow overzicht opstellen
• Cashflow prognose maken
• Inkomende en uitgaande transacties beheren
• Investeringen beheren
• Voorraad beheren
• Financieringen beheren

De taken bij cashflow management bestaan onder meer uit het overzichtelijk maken van de inkomende en uitgaande transacties. Het is namelijk van belang dat je bedrijf facturen zo snel mogelijk betaald krijgt om de liquiditeit te optimaliseren. Het zicht krijgen op alle bedrijfstransacties vormt de basis voor de uitvoering van cashflow management. Daarnaast zijn er verschillende onderdelen van toepassing om tot een goed cashflow beheer te komen. Naast het opstellen van een cashflow overzicht is het bijvoorbeeld belangrijk om een cashflow prognose te maken en te beheren. Zo vormt het beheer van investeringen eveneens een belangrijke taak, net als voorraadbeheer en financiering beheer.

Cashflow overzicht opstellen

Het opstellen van een cashflow overzicht biedt inzicht in de kasstromen uit het verleden en het heden. U maakt een overzicht van alle geldtransacties van een specifieke periode, zoals per maand door naar de inkomende en uitgaande kasstroom te kijken. Daarmee krijgt u controle over de financiële situatie van de onderneming.

Cashflow prognose maken

Bij het maken van een cashflow prognose maakt u een schatting van alle geldtransacties voor een toekomstige periode. Naast dat het cashflow overzicht inzichten biedt in de actuele financiële situatie voorziet een prognose in de mogelijkheid om op ontwikkelingen te anticiperen als onderdeel van cashflow management.

Inkomende en uitgaande transacties beheren

Cashflow management is concreet te maken door actie te ondernemen om inkomende en uitgaande transacties te beheren. Een belangrijk onderdeel hiervan is de cashflow te optimaliseren en dit doet u onder meer door een strikt debiteurenbeheer te voeren. 

U kunt bijvoorbeeld de betalingstermijn verkorten en debiteuren snel opvolgen als betaling uitblijft. Payt software maakt debiteurenbeheer wat dat betreft gemakkelijk met het geautomatiseerd opvolgen van debiteuren. Hierdoor verbetert het betalingsgedrag van debiteuren en daarmee de liquiditeit van uw bedrijf. 

Er zijn nog meer mogelijkheden om inkomende en uitgaande transacties te beheren als onderdeel van cashflow management. Het is bijvoorbeeld mogelijk om met leveranciers gunstige betalingsvoorwaarden overeen te komen. Denk hierbij aan achteraf betalen, zoals bij het inkopen van voorraad of door een rekening pas te voldoen op de uiterste dag van de betalingstermijn.

Investeringen beheren

Het beheren van investeringen is eveneens een belangrijke taak bij cashflow management. Daarbij is het onder meer van belang om financiële stabiliteit op lange termijn te waarborgen en liquiditeitstekorten te vermijden. Bij een optimale cashflow is er ruimte voor het bedrijf om investeringen te doen. Het is echter niet aan te raden om alle financiële middelen te gebruiken om te investeren, want daarmee loopt u het risico dat de liquiditeit vermindert. De verwachte ROI is uiteraard mee te nemen bij het doen van investeringen.

Voorraad beheren 

Het beheer van de voorraad vormt eveneens onderdeel van cashflow management. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat de voorraad niet te groot is als er een kans bestaat dat niet alle producten worden verkocht. Het voorraadbeheer is te automatiseren met het doen van bestellingen als de huidige voorraad ontoereikend wordt. Een andere methode betreft het aanvullen op bestelling als het lastig is om in te schatten wanneer producten de deur uitgaan. Zo is het ook mogelijk om op vaste data en aan de hand van ervaring steeds een gelijke hoeveelheid producten te bestellen. Dit is een handige methode voor bedrijven die te maken hebben met een voorspelbare verkoop, zoals supermarkten.

Financieringen beheren

Het beheer van financieringen is uiteraard belangrijk bij cashflow management en vooral als het om korte termijn kredieten gaat. Bij een optimale cashflow is het mogelijk om aan de kredietverplichtingen te voldoen, maar bij een negatieve cashflow kan dit lastig worden. Daarom verdient dit punt de nodige aandacht om de liquiditeit van uw bedrijf in stand te houden. Bovendien krijgen bedrijven eerder een krediet van een bank op basis van gedegen cashflow beheer met een gunstige cashflow prognose.

Cashflow management met cash pooling

Er zijn bedrijven met dochterondernemingen of vestigingen in het buitenland, waarbij cashflow management extra aandacht nodig heeft. Als alle ondernemingen van het moederbedrijf een eigen rekening hebben, is het lastig en tijdrovend om een goed cashflow beheer te voeren. In dat kader is er door middel van cash pooling een oplossing beschikbaar. Bij cash pooling is er sprake van een centraal beheer vanuit één rekening. Hierdoor is er net zo gemakkelijk een cashflow overzicht te maken als wanneer er sprake is van een enkel bedrijf.

Valkuilen bij cashflow management

Het is bij cashflow management belangrijk om te voorkomen dat de liquiditeitspositie van het bedrijf verslechtert. Er zijn wat dat betreft een aantal valkuilen die ervoor zorgen dat er een slechte cashflow ontstaat. Bijvoorbeeld door overmoedig te worden en ten opzichte van de financiële ruimte en cashflow prognose te veel geld uit te gaan geven. Een valkuil is ook dat er geen buffer aanwezig is in het bedrijf om onvoorziene uitgaven op te vangen. 

Te positieve inschatting

Het komt voor dat wanneer een prognose te positief wordt ingeschat, het bedrijf in de nabije toekomst met een cashflow probleem te maken kan krijgen. Zo is het ook een valkuil door eenmalig een cashflow overzicht met prognose op te stellen en het daarbij te laten. Cashflow management is namelijk een doorlopend proces. Een andere valkuil is het debiteurenbeheer laten versloffen. Het zijn juist de debiteuren die een grote impact hebben op de liquiditeit van uw bedrijf. 

Blind vertrouwen op kredietwaardigheid

Bij het aangaan van nieuwe samenwerkingen is er een valkuil door zomaar te vertrouwen op de kredietwaardigheid van een bedrijf. Indien een bedrijf achteraf helemaal niet zo kredietwaardig blijkt te zijn, levert dat problemen op met zelfs een mogelijke negatieve cashflow tot gevolg. Daarom is er nog een taak aan cashflow management toe te voegen in de vorm van het uitvoeren van een kredietwaardigheidscheck. Overigens voorziet Payt software ook in het gemak van het checken van kredietwaardigheid van bedrijven. Controleer periodiek ook bedrijven waarmee u al een zakelijke relatie hebt op kredietwaardigheid, want situaties veranderen zomaar.

Kies voor cashflow management met Payt

Payt biedt software om het beste cashflow management te voeren en daarmee optimale grip op de kasstromen te krijgen. Financiële stabiliteit vormt het bestaansrecht van een bedrijf en geautomatiseerde processen leveren daar een belangrijke bijdrage aan. Het beheer van geldstromen is van wezenlijk belang voor bedrijven. 
Blijven facturen onbetaald liggen zonder er werk van te maken? Dat is funest voor de liquiditeit en bedrijfsvoering. Daarom is cashflow management van Payt zo ingericht dat u daarmee het debiteurenbeheer optimaliseert. De cashflow management software voorziet bovendien in uitgebreide inzichten en in de mogelijkheid om prognoses te maken. Daarnaast geeft het u alle tools om de kaspositie van uw bedrijf te verbeteren. Payt is eenvoudig te koppelen aan uw boekhoudsoftware.