Alles over debiteurenbeheer

Ervaart u ook stress van debiteuren die niet of veel te laat betalen? Veel bedrijven hebben hiermee te maken. Wij helpen u graag met snellere betalingen en nemen graag een deel van uw werk over door middel van automatisering. Op deze pagina vertellen we alles over wat u over debiteurenbeheer moet weten.
Foto van achteren genomen van een man die aan het werk is achter zijn laptop

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer, ook wel debiteurenadministratie of debiteurenmanagement genoemd, is alle activiteiten die een bedrijf voert ten aanzien van zijn debiteuren. Denk hierbij aan het versturen van facturen en herinneringen, het nabellen en mailen van klanten en het openen van een incassozaak. Goed debiteurenbeheer is belangrijk en voorkomt dat klanten hun facturen helemaal niet of veel te laat betalen. Het is een effectieve manier om het werkkapitaal van uw bedrijf te laten groeien. De persoon die verantwoordelijk is voor deze activiteiten wordt een debiteurenbeheerder genoemd. Hij of zij richt zich volledig op de betaling van facturen door klanten met controle op het nakomen van de betalingsverplichting. Het debiteurenbeheer proces is succesvol als de debiteurenpost ten opzichte van de omzet zo laag mogelijk is, dus als facturen in zijn geheel en op tijd worden betaald. Helaas gaat dit niet vanzelf. Om het debiteurenproces goed uit te voeren, werkt een vaste workflow het beste. Bij een betalingstermijn van 14 dagen kan dit er als volgt uitzien:

  • Verzending factuur: factuurdatum of direct
  • Eerste herinnering: 2 dagen na vervaldatum
  • Tweede herinnering: 18 dagen na vervaldatum
  • Laatste aanmaning/WIK: 34 dagen na vervaldatum
  • Start incassoprocedure: 50 dagen na vervaldatum

Door dit proces te automatiseren herinnert u uw klant op structurele wijze aan openstaande facturen. Hierdoor verbetert het betaalgedrag aanzienlijk.

Wat zijn debiteuren?

In het bedrijfsleven heeft u te maken met debiteuren. Een debiteur, ook wel schuldenaar genoemd, is een persoon of bedrijf die nog moet betalen voor al geleverde producten of diensten. Wanneer er eenmaal betaald is door de klant, wordt hij of zij niet langer een debiteur genoemd.
Foto van mensen die aan een tafel zitten en lachen en werken achter een laptop

De voordelen van Payt

Het gebruik van de debiteurenbeheer software van Payt brengt veel voordelen met zich mee

U krijgt weer grip op uw debiteurenbeheer

In Payt ziet u meteen wat het openstaande saldo is, in welke fase van het facturatieproces een klant zich bevindt en welke facturen actie vereisen.

Consistente opvolging

Uw debiteuren worden structureel en consistent herinnerd aan openstaande facturen. U houdt volledige controle over het proces en krijgt gemiddeld 30% sneller betaald.

Structuur in communicatie

In het communicatie portal van Payt heeft elke debiteur de mogelijkheid een bericht achter te laten. Dit bevordert het betaalgedrag van de klant én de klanttevredenheid.

Eenvoudige betalingen

Payt maakt het mogelijk om iDEAL en automatische incasso aan iedere factuur en herinnering toe te voegen. Dit verlaagt het openstaande saldo in bijna elke branche.

Een minnelijk incassotraject

De software van Payt maakt het mogelijk een incasso procedure op te starten zonder de tussenkomst van een incassobureau. Eenvoudig en goedkoop.

Aanzienlijke tijdsbesparing

Door de automatisering van herhalende administratieve taken, kunt u uw tijd besteden aan de facturen die uw aandacht écht nodig hebben.

Wat zijn debiteuren op de balans?

Debiteuren staan aan de linkerkant op de balans, ofwel aan de kant waar de activa staat. Op deze zijde staan al uw bezittingen en ook het geld dat je nog gaat ontvangen. Debiteuren zijn personen of bedrijven die uw bedrijf nog geld schuldig zijn, dit geld gaat u dus nog ontvangen. Omdat debiteuren over het algemeen binnen een jaar betalen, vallen debiteuren onder de categorie ‘vlottende activa’.

Debiteurenbeheer software voor elk bedrijf

Een duidelijk en effectief debiteurenbeheer is erg belangrijk, maar kost vaak veel tijd. Bovendien is niets vervelender dan een klant die een factuur niet (op tijd) betaalt. Payt maakt debiteurenbeheer makkelijk en duidelijk voor u én uw klanten. En biedt de best mogelijke software voor elk bedrijf, van kleine ondernemingen tot multinationals in elke branche.
Please accept marketing-cookies to watch this video.

Hoe werkt het proces van debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer vormt onderdeel van het financiële succes van elke onderneming. Het succes is niet alleen afhankelijk van de vele opdrachten die er binnenkomen en worden afgerond, maar ook juist van de tijdige betalingen van debiteuren. Als betalingen uitblijven, ondermijnt dat de liquiditeit en is er sprake van een negatieve invloed op de cashflow. Wij geven u 6 tips handige tips voor succesvol en professioneel debiteurenbeheer.

Met gemak debiteuren beheren dankzij deze functionaliteiten

Geautomatiseerde opvolging

Payt start automatisch een herinneringsproces waarbij u de volledige controle heeft. Vanaf de eerste openstaande factuur tot de laatste aanmaning. U bespaart met deze functionaliteit tot 80% van uw kostbare tijd.

Betaalmethoden

Met Payt kunt u uw klanten verschillende betaalwijzen aanbieden. Via iDEAL, een QR-code, PayPal of automatische incasso. Maak het betalen van uw facturen zo makkelijk mogelijk.

Kredietwaardigheid

Krijg informatie over de kredietwaardigheid van uw zakelijke debiteuren. Wij waarschuwen u via uw dashboard wanneer er debiteuren verlagen in hun score zodat u met uw debiteur in gesprek kunt hierover.

Notities en takenlijsten

Werk als debiteurenbeheer afdeling efficiënt met de interne notitiefunctie van Payt. Ook kunt u taken aan uzelf en collega’s toewijzen. Goed debiteurenbeheer valt of staat met goede communicatie

Dialoog

Payt houdt de communicatie met uw debiteur gaande. Hierdoor wordt een factuur een aanspreekpunt in de klantbeleving en zorgt het voor beter betaalgedrag. Krijg inzicht in de reden van te late betalingen en zoek samen met uw klant naar een oplossing.

Betalingsregeling

Met Payt treft u eenvoudig een geautomatiseerde betalingsregeling. U kunt een minimumbedrag per regeling afspreken en het plan in- en uitschakelen wanneer u maar wilt.

Elektronisch factureren

Via Peppol boekt u facturen elektronisch en automatisch in het boekhoudprogramma van uw debiteur in. Dit bespaart tijd, fouten en kosten.

Financiering

Via Payt kunt u voorfinanciering van uw openstaande facturen organiseren. Verruim uw financiële mogelijkheden voor groei met Payt en regel het binnen één dag.

Koppelen met alle boekhoudpakketten

De diensten van Payt zijn eenvoudig te koppelen met meer dan 600 boekhoudpakketten. Zonder dat u iets hoeft te doen, haalt Payt dagelijks relevante informatie op uit uw pakket. De software herkent automatisch naar welke debiteuren de facturen verstuurd moeten worden en op welke wijze.

Bijvoorbeeld, u doet uw boekhouding in Exact Online. Via de Appstore van Exact Online maakt u heel eenvoudig een administratie aan in Payt en koppelt u beide administraties (uw Exact Online en uw Payt administratie). Payt wordt iedere nacht automatisch bijgewerkt vanuit Exact Online. Als er nieuwe facturen binnenkomen, worden die direct doorgestuurd met een betalingsknop voor bijvoorbeeld iDEAL op de factuur. Hiermee willen we het voor debiteuren heel eenvoudig maken om te communiceren over de factuur. Wanneer een factuur betaald wordt, sluiten wij ook automatisch de factuur in Payt. Bij uitblijvende betaling gaan wij op de afgesproken momenten automatisch herinneren.

Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?

Het primaire doel van een bedrijf is om maximale winst te behalen. Producten worden scherp ingekocht en met maximale winst verkocht. Dit is nauwelijks te realiseren als klanten hun facturen niet (op tijd) betalen.

Een slechte liquiditeit kan ertoe leiden dat het voortbestaan van een bedrijf in gevaar komt. Een groot deel van de faillissementen ontstaat door slecht debiteurenbeheer. Dit maakt het een heel belangrijk onderdeel van een organisatie.

Bij Payt geloven we dat het percentage bewuste wanbetalers minimaal is. Goed debiteurenbeheer bestaat vaak uit het achterhalen van de reden van het niet betalen.

Is het product of de dienst niet geleverd? Heeft de klant een klacht? Of staat er een fout op de factuur?

Communicatie met uw klant is hierin erg belangrijk. Goed debiteurenbeheer verbetert het betaalgedrag van uw debiteuren en bevordert de klantrelatie. Dit zal resulteren in een verkorting van de betalingstermijn en vermindering van de afschrijving van onbetaalde facturen. Uiteindelijk levert dit een directe bijdrage aan de winst van uw bedrijf!

Waarom debiteurenbeheer software gebruiken?

Veel bedrijven werken met verschillende programma’s, zoals boekhoudssoftware, facturatiesoftware en CRM-software. Deze systemen zijn effectief om gegevens van klanten, contracten en informatie over afspraken bij te houden. Om u nog meer werk uit handen te nemen koppelt de software van Payt met deze programma’s. Zonder dat u iets hoeft te doen, halen wij dagelijks alle relevante informatie op uit uw pakket. En met die informatie voeren wij uit wat u bij de inrichting heeft ingesteld. Bekijk hier of we een integrale koppeling hebben met uw pakket. Zo niet, dan maken we een maatwerkkoppeling.

De debiteurenbeheer software van Payt maakt het mogelijk om facturen en herinneringen volledig automatisch te versturen. Vanaf uw eerste factuur tot de laatste aanmaning. Payt herinnert uw debiteuren op structurele wijze aan de openstaande facturen. Dit zorgt voor consistentie in het proces en beter betaalgedrag van uw klanten. Hierdoor heeft u meer tijd over voor andere belangrijke zaken binnen uw bedrijf.

Zij gingen je reeds voor

logo TP Hoogezand
Magaly Tjong Ayong-Ho, praktijkmanager bij Tandartsenpraktijk Hoogezand, vertelt hoe zij de overstap van Infomedics naar Payt heeft ervaren. De resultaten: veel lagere kosten, meer overzicht en patiëntvriendelijker. Een groot succes.
Magaly Tjong Ayong-Ho

Magaly Tjong Ayong-Ho

Praktijkmanager

logo Bakker
Jeroen Bakker, Sylvia Middel en Fabian Jansen vertellen in deze video elk over hun eigen ervaring met Payt. Kom erachter waarom ze voor de software van Payt hebben gekozen en niet voor een factoringbedrijf, welke voordelen Payt heeft voor de praktijk en hoe de praktijksoftware functioneert met de software van Payt voor een efficiënt en compleet proces.
Jeroen Bakker

Jeroen Bakker

Tandarts en eigenaar

Logo kien
Hussein Mirsadeghi van Mondzorgpraktijk Uithof is sinds begin 2022 overgestapt van Infomedics naar Payt. Deze keuze resulteerde in meer overzicht en controle, betere communicatie met patiënten én geen wanbetalers meer.
Hussein Mirsadeghi

Hussein Mirsadeghi

Tandarts en eigenaar

Het debiteurenbeheer uitbesteden: waar moet u op letten?

Veelal bedoelen mensen met ‘debiteurenbeheer uitbesteden’ het gehele werk ervan uitbesteden. Bij de meeste onderdelen daarvan is dat ook best verstandig. Professionals kunnen het vaak beter en sneller uitvoeren. Maar er is een onderdeel van debiteurenbeheer dat slecht uit te besteden is. En dat zijn de inhoudelijke disputen of vragen van uw klanten. Die zult u moeilijk op een goede manier uit kunnen besteden en hier schuilt een behoorlijk risico in. U kunt namelijk hierdoor uw klanten sneller kwijt raken. Klanten waarderen het niet om aan een extern bureau uit te moeten leggen dat uw product niet helemaal volgens afspraak is geleverd of dat er op uw factuur een fout stond. Het debiteurenbeheer uitbesteden biedt vele voordelen en enkele nadelen. Deze zullen we kort bespreken.

Voordelen uitbesteden debiteurenbeheer

  • Specialistische kennis. Professionals kunnen het werk vaak beter uitvoeren, omdat ze hiervoor opgeleid zijn. U kunt er dus op vertrouwen dat het debiteurenbeheer goed verloopt.
  • Tijdsbesparing. Door uw debiteurenbeheer uit te besteden, kunt u uw waardevolle tijd besteden aan ondernemen of andere belangrijke zaken binnen uw bedrijf. Hierdoor kunt u effectiever en efficiënter uw werk doen.
  • Geldbesparing. Wanneer u iemand aanneemt om het debiteurenbeheer voor u te doen, heeft u altijd te maken met vaste personeelskosten. Bij het uitbesteden is dit niet het geval.
  • Cashflow boost. Door te automatiseren waar het kan en persoonlijke aandacht te geven waar het moet, wordt het betaalgedrag van uw klanten en daarmee uw cashflow aanzienlijk verbeterd. Door openstaande facturen consistent onder de aandacht te brengen bij uw klanten én meerdere betaalmethoden aan te bieden kunnen uw klanten snel en eenvoudig hun facturen betalen. U zult hierdoor veel sneller betaald worden.
Ready to get Payt?

Benieuwd hoe Payt kan helpen bij het verbeteren van uw credit management? Download nu gratis onze brochure!

Mockup brochure Payt

Nadelen uitbesteden debiteurenbeheer

  • Minder invloed op de persoonlijke benadering. Door het debiteurenbeheer uit te besteden aan een externe partij heeft u veel minder of zelfs geen invloed op de manier waarop zij met uw klanten omgaan. Wanneer uw klant een vraag of opmerking heeft over de factuur of over uw product, zal de externe partij dit afhandelen. Dit is niet iets wat uw klant zal waarderen. Hier wilt u toch zelf controle over hebben?

Met Payt hoeft u hier zich geen zorgen over te maken. Wij automatiseren waar kan en zorgen voor een persoonlijke benadering waar moet, met u in volledige controle over het proces. De software zorgt er automatisch voor dat uw klanten op een structurele wijze herinnert worden aan de openstaande facturen. Dit bespaart u heel veel tijd. Heeft uw klant een vraag? Dan kan hij of zij deze heel eenvoudig, op factuur niveau, stellen in de online omgeving. Hierdoor behoudt u altijd de controle en kunt u de gewenste oplossingen bieden aan uw klanten.

Plan zelf een persoonlijke demo in

Heeft u vragen of benieuwd naar de voordelen van Payt voor uw organisatie? Plan hiernaast zelf uw persoonlijke online demo met Thymen in! U krijgt, geheel vrijblijvend, een interactieve demonstratie van ons platform voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Kunt u niet tijdens werktijden, omdat u bijvoorbeeld patiënten aan het behandelen bent? Geen probleem. Thymen staat ook ’s ochtends, ’s avonds en in het weekend voor u klaar.

Thymen Osinga Thymen Osinga