Boek facturen elektronisch in het boekhoudpakket bij debiteuren
Het elektronisch versturen van facturen en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger, is iets anders dan het versturen en ontvangen van PDF facturen. Het uitwisselen van e-facturen, zorgt voor een snelle verwerking van gegevens, minder fouten en een aanzienlijke kosten- en tijdsbesparing.
Wat is e-facturatie
Elektronisch factureren, oftewel e-factureren, maakt van een factuur een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. De gegevens zijn gestructureerd, waardoor de elektronische factuur eenvoudig te verwerken is vanuit het ene geautomatiseerde systeem in het andere systeem. U kunt e-facturen vaak rechtstreeks sturen vanuit uw administratie- of boekhoudsoftware. Handmatige invoer is niet langer nodig. Wel dient een e-factuur aan dezelfde wettelijke voorwaarden te voldoen als een ‘gewone’ factuur.
Elektronische facturering bespaart tijd, fouten en geld
Om e-facturen eenvoudig met elkaar te kunnen delen, is een aansluiting op het Peppol-netwerk nodig. Via Peppol (Pan-European Public Procurement Online) boekt u facturen elektronisch en automatisch in het boekhoudprogramma van uw debiteur in. Payt werkt voor de verwerking van elektronische facturen via het PEPPOL-netwerk samen met eVerbinding.
Wat is het verschil tussen een elektronische factuur en een pdf factuur?
Een elektronische factuur is niet hetzelfde als een PDF factuur. Een e-factuur is een bestand in XML formaat dat wij, als mensen, niet kunnen lezen. Het is een bestand met code, waarin factuurgegevens zijn opgenomen. In een PDF factuur zijn alle factuurgegevens netjes opgemaakt waardoor wij het makkelijk kunnen lezen. Een PDF factuur kunt u maken in Word of Excel.
Is elektronisch factureren verplicht?
De Rijksoverheid en alle overige aanbestede diensten, zoals gemeenten, provincies en waterschappen, kunnen e-facturen ontvangen en verwerken. Voor alle leveranciers die goederen of diensten aan de Rijksoverheid leveren is e-factureren verplicht.
Met de software van Payt kunt u facturen automatisch inboeken in het boekhoudprogramma van uw debiteur.
Uw facturen voldoen aan alle verwerkingsregels, door omzetting van uw factuur naar een UBL-bestand.
E-facturatie software voor extra gemak
E-facturen worden opgemaakt in UBL en kunnen daarom eenvoudig verwerkt worden in boekhoudprogramma’s. Dat betekent dat er vrijwel geen handmatige handelingen meer nodig zijn. Ook is elektronisch factureren erg nauwkeurig, omdat een UBL-factuur automatisch wordt ingelezen. De kans op fouten is nihil. Gemak voor de verzender én de ontvanger. E-facturen staan vrijwel direct klaar in het boekhoudprogramma van de ontvanger. Hierdoor kunnen ze snel geaccordeerd worden. Met Payt wordt ook de opvolging van de openstaande facturen geautomatiseerd.
Payt verwerkt de elektronische facturen van haar klanten via eVerbinding
Samenwerking met eVerbinding in Nederland
De software van Payt verstuurt UBL-facturen automatisch naar uw klanten. Dat scheelt handmatige verwerking. Payt volgt daarna geautomatiseerd de openstaande facturen op.
Inboeken bij klanten die aangesloten zijn bij het PEPPOL-netwerk
De UBL-standaard maakt het mogelijk om digitale facturen eenvoudig in te lezen en te verwerken.
Inzicht in factuurstatus
U ontvangt statusupdates van uw facturen bij en na ontvangst. Zo heeft u real-time inzicht in al uw facturen.
E-factureren met Peppol
Peppol is een beveiligd netwerk waar organisaties (inclusief overheidsinstellingen) onderling elektronische facturen kunnen uitwisselen. Wanneer de administratie van de verzender en de ontvanger beide geregistreerd staan op het Peppol netwerk, dan worden e-facturen direct vanuit de boekhouding van de verzender naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd. Dit maakt het nauwkeurig en voorkomt fouten. Perfect voor een gezond credit management proces.
Hoe werkt elektronisch factureren met Peppol?
Elektronisch facturen conform UBL-standaard uitwisselen tussen boekhoudprogramma’s gaat via zogenoemde Access Points die versleutelde berichten naar elkaar sturen. Wanneer u zelf gebruik wilt gaat maken van e-factureren moet u uw organisatie aanmelden bij zo’n Access Point.
Wat zijn voordelen van e-factureren met Peppol?
Snelle verwerking en gemak
E-facturen worden in de meeste gevallen automatisch ingeboekt in de administratie en na goedkeuring betaald. Handmatig werk is niet langer nodig.
Fouten voorkomen
Met Peppol minimaliseert u de kans op fouten Ook wordt de kans op een datalek aanzienlijk verkleind. Facturen worden automatisch uitgewisseld, waardoor gegevens niet bij de verkeerde persoon terecht kunnen komen.
Snellere betaling van facturen
De ontvanger heeft geen omkijken meer naar de factuur. De factuur wordt automatisch ingeboekt in de boekhouding en bijgewerkt. Hierdoor heeft u altijd een actueel beeld van uw cashflow.
Veelgestelde vragen
Om via het Peppol netwerk e-facturen te versturen moet u zich aanmelden bij een Access Point, bijvoorbeeld eVerbinding. eVerbinding controleert van elke debiteur of deze een aansluiting op Peppol heeft. Wanneer dit zo is, dan wordt de factuur ook automatisch via Peppol verzonden. Door de koppeling met eVerbinding is het voor alle Payt gebruikers mogelijk om e-facturen te versturen via het Peppol-netwerk. Met Payt gaat daarna de opvolging van openstaande facturen ook geautomatiseerd. Het resultaat? Veel efficiencywinst waardoor u zich op belangrijke zaken in uw organisatie kunt focussen.
- Registreer bij eVerbinding
- Maak een verbindingssleutel aan in eVerbinding
- Koppel met Payt
Wanneer u alle facturen automatisch in uw eigen boekhoudsoftware verwerkt, verstuurt u al vanaf 8 cent een e-factuur bij eVerbinding.
E-facturen moeten voldoen aan de Nederlandse afgeleide van de Europese norm voor e-facturen, NLCIUS (Nederlandse Core Invoice Usage Specification). Elektronische facturen zijn ‘machineleesbaar’, hierbij wordt uitgegaan van een XML-bestand.
Verbeter uw cashflow dankzij de meest complete software op het gebied van debiteurenbeheer
Welkom bij Payt! Dankzij onze slimme cloudsoftware krijgt u uw facturen 30% sneller betaald én bespaart u tot wel 80% van uw tijd! Klaar om uw cashflow een boost te geven? Download onze gratis brochure hieronder.
5 minuten leestijd | 4.000+ downloads