Wat is debiteurenbeheer?

In het bedrijfsleven heb je te maken met debiteuren en crediteuren. De debiteur in dit verhaal is een persoon of organisatie die moet betalen voor geleverde producten of diensten. Als crediteur - de persoon of het bedrijf dat goederen of diensten heeft geleverd aan de debiteur - is een effectief en goed geregeld debiteurenbeheer van essentieel belang voor het voortbestaan van het bedrijf. Maar wat is debiteurenbeheer nu precies? Waarom is het zo belangrijk en hoe kun je het verbeteren?

Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is het beheer van openstaande facturen. Hierbij kun je denken aan verschillende activiteiten en handelingen. Het begint met het verzenden van facturen naar klanten. Het bewaken van betalingstermijnen is hierbij essentieel om ervoor te zorgen dat klanten tijdig betalen. Daarnaast speelt het herinneren van klanten aan openstaande betalingen een belangrijke rol in het debiteurenbeheer. Dit kan variëren van vriendelijke herinneringen tot meer formele aanmaningen, afhankelijk van de situatie. Betalen klanten niet op tijd? Dan is het misschien nodig om incassomaatregelen te treffen. Het doel van effectief debiteurenbeheer is altijd om het verschuldigde bedrag alsnog te innen en ervoor te zorgen dat de financiële stromen binnen de organisatie optimaal blijven.

Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?

Een goed debiteurenbeheer is belangrijk om te voorkomen dat klanten hun openstaande facturen niet of te laat betalen. Hierbij is het in eerste instantie belangrijk om de redenen te achterhalen waarom debiteuren hun openstaande facturen niet betalen. Als je weet waarom een debiteur zijn openstaande factuur niet betaalt, kun je hier adequaat op reageren. Dit verbetert het betaalgedrag van uw debiteuren en daarmee de onderlinge klantrelatie.

Als je geen goed debiteurenbeheer hebt, kan dit uiteindelijk leiden tot financiële problemen voor jouw bedrijf. Met een goed debiteurenbeheer zorg je er namelijk voor dat klanten op tijd betalen, waardoor de cashflow op gang blijft en je niet in economische moeilijkheden verzandt.

Tips om het debiteurenbeheer te verbeteren

Zoals gezegd, is een goed debiteurenbeheer proces essentieel voor het voortbestaan van je onderneming. Kan jouw debiteurenbeheer wel een opfrisser gebruiken? Door het opvolgen van onderstaande debiteurenbeheer tips kun je jouw debiteurenbeheer verbeteren en de kans op te late of uitblijvende betalingen verkleinen.

1. Leg afspraken vast: Maak duidelijke betalingsafspraken en communiceer deze via je van tevoren duidelijk naar de klant om problemen te voorkomen.
2. Factureer op de juiste manier: Stem je facturering af op de wensen van je klant om het betalingsproces te vergemakkelijken en controleer of de factuur correct is aangeleverd.
3. Zorg voor een overzicht van openstaande facturen: Hou een overzicht bij van openstaande facturen om tijdig actie te kunnen ondernemen bij niet-tijdige betalingen.
4. Maak een plan en volg dit op: Stel een gestructureerd plan op voor het innen van openstaande facturen en voer dit consequent uit, inclusief herinneringen en telefonisch contact.
5. Wees vriendelijk, maar duidelijk: Communiceer helder over betalingsafspraken en gevolgen zonder de vriendelijkheid te verliezen, en vraag op een vriendelijke manier om betaling.
6. Schakel op tijd een incassobureau in: Als alle stappen zijn doorlopen en betaling uitblijft, is het verstandig om tijdig een incassobureau in te schakelen om openstaande facturen te innen en vertraging te voorkomen.

Hoe meet ik een effectief debiteurenbeheer?

Met een verstandig en effectief debiteurenbeheer kun je de stroom van geld verbeteren. Maar op welk moment kun je jouw debiteurenbeheer nu als effectief beschouwen en misschien nog wel belangrijker: hoe kun je dit meten? Aan de hand van de volgende drie KPI’s kun je de invloed van doeltreffend debiteurenbeheer op jouw bedrijf eenvoudig beoordelen:

• De gemiddeld behaalde betaaltermijn
• Het gemiddeld aantal dagen dat te laat wordt betaald
• Het aantal afgeboekte facturen als ‘niet betaald’

Debiteurenbeheer automatiseren

Het bijhouden van uw debiteurenadministratie kan veel tijd en energie kosten. Gelukkig zijn er tegenwoordig geautomatiseerde oplossingen beschikbaar die kunnen helpen bij het automatiseren van uw debiteurenmanagement. De software van Payt biedt verschillende functionaliteiten, zoals elektronisch factureren en het controleren van de kredietwaardigheid van uw debiteuren. Bovendien heeft de software-integraties met verschillende boekhoudprogramma’s om je administratie nog makkelijker te maken. Daarnaast is het mogelijk om per factuur met uw debiteuren te communiceren in de software. Op deze manier kom je er eenvoudig achter waarom de debiteur de openstaande factuur niet betaalt.

Een goed debiteurenbeheer is onmisbaar voor het voortbestaan van uw bedrijf. Het gaat hierbij om het versturen van duidelijke facturen en het bewaken van betalingstermijnen. Als de betaling uitblijft, is het belangrijk om direct actie te ondernemen en eventueel een incassobureau in te schakelen. Door gebruik te maken van de geautomatiseerde oplossingen van Payt bespaart u tijd en energie en zorgt u voor een efficiënter debiteurenbeheer.

Wilt u meer weten over de eenvoud, de mogelijkheden en voordelen van debiteurenbeheersoftware? U kunt dat hier ontdekken.