6 tips om het debiteurenbeheer te verbeteren

Als ondernemer is het belangrijk om goed te letten op het debiteurenbeheer. Facturen die niet op tijd worden betaald, kunnen namelijk voor flinke problemen zorgen. Uit onderzoek blijkt dat een groot deel van de facturen in Nederland niet op tijd of zelfs helemaal niet betaald wordt. Om ervoor te zorgen dat jouw klanten wel op tijd betalen, zijn er verschillende stappen die u kunt zetten. In deze tekst delen wij zes tips voor het verbeteren van jouw debiteurenbeheer.

Debiteurenbeheer tips

Een goed proces rondom debiteurenbeheer is essentieel voor het voortbestaan van uw onderneming. Door het opvolgen van onderstaande tips kunt u de kans op te late of uitblijvende betalingen verkleinen en uw cashflow verbeteren:

• Leg afspraken vast
• Factureer op de juiste manier
• Zorg voor een overzicht van openstaande facturen
• Maak een plan en volg dit op
• Wees vriendelijk, maar duidelijk
• Schakel op tijd een incassobureau in

Tip 1: Leg afspraken vast

Een goed debiteurenbeheer begint bij het maken van duidelijke afspraken over de betalingstermijn. Leg deze afspraken vast en communiceer deze betalingsvoorwaarden via uw algemene voorwaarden. Vermeld de betalingsvoorwaarden ook op de factuur. Door deze afspraken vast te leggen, voorkom uw problemen en kunt u achteraf altijd teruggrijpen op de gemaakte afspraken.

Tip 2: Factureer op de juiste manier

Om ervoor te zorgen dat klanten op tijd betalen, is het ook erg belangrijk om op de juiste manier te factureren. Factureer bijvoorbeeld op de manier die jouw klant wenst. Wilt u klant een getekende urenstaat zien of een inkoopnummer? Ontvangt de klant de factuur liever digitaal of fysiek per post?  Door het uw klant zo makkelijk mogelijk te maken, vergroot u de kans dat uw factuur eerder betaald wordt. Bel uw klant even op om te controleren of de factuur op de juiste wijze is aangeleverd. Dit kunt u zo een paar dagen binnen de betalingstermijn schelen.

Tip 3: Zorg voor een overzicht van openstaande facturen

Als u grip wilt houden op jouw debiteurenbeheer, is het belangrijk om een overzicht te hebben van openstaande facturen. Dit kunt u doen met debiteurenbeheer software. Hierdoor kunt u op tijd ingrijpen als een factuur niet op tijd wordt betaald. Dit voorkomt dat u te laat bent met het nemen van maatregelen. Houd er wel rekening mee dat u niet meteen alle klanten na een dag moet gaan bestoken met vragen over de betaling van uw factuur. Het is wel belangrijk om hier alert op te zijn en actie te ondernemen als een factuur te lang open blijft staan. Een debiteurenkaart kan hierbij een handige tool zijn.

Tip 4: Maak een plan en volg dit op

Een goed debiteurenbeheer vereist een plan en een gestructureerde aanpak. Maak voor uzelf een plan waarin u vastlegt welke acties u wanneer onderneemt om openstaande facturen te innen. Stuur bijvoorbeeld na drie dagen een factuurherinnering en neem na een week telefonisch contact op met de klant. Houd er wel rekening mee dat debiteurenbeheer in Nederland verbonden is aan bepaalde regels. Het is belangrijk om deze regels in acht te nemen.

Tip 5: Wees vriendelijk, maar duidelijk

Het is belangrijk om duidelijk te zijn over de afspraken en de gevolgen van het niet nakomen daarvan. Blijf hierbij echter wel te allen tijde vriendelijk.  Stel bijvoorbeeld een vriendelijke, maar duidelijke herinneringsmail op waarin u aangeeft dat de betalingstermijn is verstreken en vraag of er wellicht iets is misgegaan. Geef daarbij ook duidelijk aan dat u graag binnen een bepaalde termijn de betaling wilt ontvangen. Als het nodig is, kunt u in een later stadium altijd nog strenger worden, maar vaak is een vriendelijke benadering genoeg om de klant te bewegen tot betaling.

Tip 6: Schakel op tijd een incassobureau in

Als u alle bovenstaande stappen hebt doorlopen en uw klant nog steeds niet betaalt, is het tijd om een incassobureau in te schakelen. Het is belangrijk om hier niet te lang mee te wachten, omdat het anders steeds lastiger wordt om de betaling te krijgen. Een incassobureau kunt u helpen bij het innen van de openstaande facturen en het voorkomen van verdere vertragingen. Houd er wel rekening mee dat het inschakelen van een incassobureau extra kosten met zich meebrengt en dat dit de relatie met uw klant kan beïnvloeden.