Wat is een debiteurenadministratie?

Een debiteurenadministratie is een administratie die ervoor zorgt dat alle debiteuren van je bedrijf op orde zijn. Een goede debiteurenadministratie kan veel tijd en geld besparen voor een onderneming. Dit artikel gaat in op wat een debiteurenadministratie precies is, hoe ze wordt uitgevoerd, welke werkzaamheden erin vervuld moeten worden en hoe u deze kunt automatiseren.

Wat zijn debiteuren?

Debiteuren zijn personen of bedrijven die u geld schuldig zijn. Meestal komt dat doordat u deze personen of bedrijven een factuur gestuurd hebt. 

Wat is het belang van een goede debiteurenadministratie? Een goede debiteurenadministratie kan zoals gezegd veel tijd en geld besparen voor uw onderneming.

Wie voert de debiteurenadministratie uit? 

Als een bedrijf groot genoeg is, heeft een organisatie meestal een afdeling voor debiteurenbeheer. Maar vaak wordt het debiteurenbeheer erbij gedaan door een persoon die ook andere taken heeft binnen een organisatie. En dat kan in veel gevallen ook best. Een van de uitdagingen is dat alle andere taken leuker en urgenter zijn dan iemand nabellen die zijn factuur nog niet betaald heeft. Daarom blijven deze taken vaak wat te lang liggen. En dat leidt tot latere betalingen. Maar helaas ook tot minder betalingen. Simpelweg omdat de betalingsbereidheid afneemt naarmate de tijd verstrijkt sinds de levering.

Welke taken horen bij debiteurenbeheeradministratie?

• Zorg dragen voor eenvoudige, efficiënte en gepersonaliseerde communicatie met debiteuren én zelfs automatiseren om de administratieve last zo laag mogelijk te houden;
• Klantgegevens up-to-date houden;
• Communiceren met debiteuren door bijvoorbeeld een herinneringstekst te verzenden én correcties of afschrijvingen door te geven;
• Periodiek controleren of er ook klanten afschrijven uit het systeem, bijvoorbeeld als ze opgeheven zijn of doorgaan naar een andere debiteur;
• Betalingsregelingen aangaan met een debiteur als deze een liquiditeitstekort kent.

Debiteurenadministratie automatiseren

Eén manier om de administratieve last te minimaliseren is het gebruik van geautomatiseerde processen. Een keer goed bedacht, kunt u het herinneringsproces bij uitblijvende betaling van een factuur automatiseren. Ook kunt u denken aan geautomatiseerde signaalfuncties. Een klant verslechtert in zijn betaalgedrag. Of een betalingsregeling wordt niet nagekomen.

Een dashboard waarop alle informatie wordt weergegeven voor de debiteurenbeheeradministratie maakt het krijgen van inzicht én het verdelen van taken heel efficiënt. Ook worden er hierdoor geen taken vergeten.

Na 10 jaar ervaring in dit werkgebied weten we wel hoe automatisering ingezet moet worden. Al is iedere situatie steeds weer anders. Daarom leveren we eigenlijk altijd op de zaak toegespitste oplossingen aan. Waarbij de kern steeds is om het herinneringsproces zo in te richten dat er tijd en geld vrijkomt voor leukere dingen.