Aanmaningen versturen

Een aanmaning wordt verstuurd als een factuur niet op tijd betaald is. Wat is een aanmaning eigenlijk? Is het een officieel document en mag ik een aanmaning zelf versturen? We leggen het graag aan u uit in dit artikel.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning is eigenlijk een herinnering aan een openstaande factuur wanneer deze niet op tijd betaald is. Een klant wordt dus gemaand om te betalen. Een aanmaning kan per brief, maar ook per e-mail verstuurd worden. Dat maakt voor de erkenning van de aanmaning niets uit. Waar incassobureaus het vaak over een aanmaning hebben, gebruiken wij het woord ‘herinnering’. Het verschil zit hem in het waardeoordeel.

Natuurlijk, een klant heeft te laat betaald, maar hiervoor kunnen erg veel redenen zijn. Soms zelfs hele goede redenen. En dan komt een aanmaning erg hard binnen. Harder dan soms wenselijk is. Een betaalherinnering laat in ieder geval meer ruimte voor standpunten, problemen of simpelweg vergissingen. Zoals bijvoorbeeld gewoon vergeten te betalen. Als 5% van de verstuurde aanmaningen zich zo aangevallen voelt dat het geen vervolgaankopen meer bij u doet, werkt dat op langere termijn door in een behoorlijk omzetverlies. 

Wanneer verstuur ik een aanmaning?

Een aanmaning of herinnering kan het beste zo snel mogelijk verstuurd worden. Het verliezen van dagen met hopen op een betaling is zonde. Communicatie is erg belangrijk rondom het vervallen van een factuur. Daarom is het beter om aan uw debiteur duidelijk te maken dat u uw facturatieproces net zo professioneel uitvoert als de geleverde dienst of het product. Het klinkt misschien een beetje raar, maar het aanmaningsproces of liever herinneringsproces is ook een beetje opvoeden. Ruimte die gegeven wordt aan debiteuren om later te betalen kan beter een bewuste gift zijn dan een ingesleten gevolg van niet adequaat debiteurenbeheer. 

Herinnering aanmaning procedure

U heeft een eerste aanmaning/herinnering verstuurd. Hierop wordt niet gereageerd door uw debiteur. Dat is een vervelende situatie. Want er is niet betaald én er is niet gereageerd op uw schrijven. Ons advies is om na een of twee weken direct een tweede aanmaning te versturen. De toon van deze tweede aanmaning mag best stevig zijn. Zolang het uw debiteur uitnodigt te betalen of om duidelijk te reageren. U bent namelijk geïnteresseerd in een eventueel probleem zodat u direct kunt handelen en een vervolgactie kunt bepalen. 

Afhankelijk van uw bedrijf en hoe u met laatbetalers om wilt gaan, bepaalt u hoeveel herinneringen u verstuurt voordat u een laatste herinnering verstuurt. Steeds kunt u ervoor kiezen om een e-mail, brief per post of SMS te gebruiken. Of een mix hiervan. Er zijn geen wettelijke regels voor de wijze waarop u aanmaant.

Als er ondanks de aanmaningen niet betaald wordt, kunt u een minnelijk incassotraject starten. U kunt dit zelf doen of met een incassopartij. Wij adviseren uiteraard om het minnelijke incassotraject zelf uit te voeren. Zo blijft u zelf in controle over uw klant en het openstaande bedrag en voorkomt u ongewenste neveneffecten van een incassobureau. Ook adviseren wij om altijd eerst een laatste aanmaning voorafgaand aan een incassotraject te versturen. Een laatste aanmaning is verplicht wanneer u een incassozaak tegen een particulier wilt starten. Het is niet verplicht wanneer uw klant een organisatie is. Maar het is uiteraard wel netter om het wel te doen en bovendien duidelijk te zijn in wat er aan kosten bij zullen komen wanneer het tot een incassozaak komt. 

Een aantal wettelijke bepalingen zijn van belang wanneer u een laatste herinnering zelf verstuurt naar een particulier. U moet duidelijk aangeven waar uw laatste herinnering over gaat. Het moet duidelijk zijn wat de bijkomende kosten precies zullen worden. En u moet de ontvanger na ontvangst nog 14 dagen de tijd geven om te betalen. Eerder mag u de genoemde kosten nog niet opvoeren. 

En om zeker te zijn dat uw laatste aanmaning ook echt ontvangen is, adviseren wij u om de laatste herinnering per post en per e-mail te versturen. Aangetekend is niet eens nodig.

Met Payt kunt u gebruik maken van geautomatiseerde opvolging van facturen. Er worden automatisch betalingsherinneringen uitgestuurd, zodat u het zelf niet meer hoeft te doen. Zo kunt u sneller facturen betaald krijgen. Payt is geschikt voor alle branches, dus ook als u sneller facturen betaald wilt krijgen als bijvoorbeeld een mondzorgprofessional. Meer weten over hoe Payt werkt? Neem gerust contact op met ons.