Wat is een betalingsconditie?

De term ‘betalingsconditie’ is niets meer dan een afspraak tussen twee partijen: de kopende en verkopende partij. Bij deze overeenkomst gaat het over de betalingsvoorwaarden voor de geleverde producten of diensten. Deze voorwaarden kunnen verschillen van ‘directe betaling bij levering’ tot een ‘uitgestelde betaling’.

Er kan ook een afwijkende betalingsconditie afgesproken zijn tussen beide partijen, maar dit mag volgens de Europese wetgeving nooit langer zijn dan 60 dagen. Met een betalingsconditie weten beide partijen dus welke verplichtingen er zijn voor het betalen van de factuur.

Soorten betalingscondities

Er zijn verschillende soorten betalingscondities die bedrijven gebruiken, dat ligt aan hun zakelijke behoeften en de relatie met hun klanten. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende betalingscondities:

#1 Betaling vooraf

Een ‘betaling vooraf’ betekent dat de koper de volledige betaling doet voordat de goederen of diensten daadwerkelijk worden geleverd. Dit is vaak in situaties waarin de verkoper de financiële risico’s zo klein mogelijk wil maken, zoals bij grote bestellingen of bij bestellingen van nieuwe klanten.

#2 Betaling bij levering

Bij deze betalingsconditie doet de koper de betaling op het moment dat de producten worden geleverd of de diensten worden uitgevoerd. Dit is gebruikelijk in de detailhandel en in situaties waarin de verkoper de goederen direct aan de klant levert.

#3 Betaling na levering

Als laatste is er de betaling na levering. Dit betekent dat de koper de betaling doet na ontvangst van de goederen of diensten. De betalingstermijn kan hierbij verschillen van een paar dagen tot twee maanden, afhankelijk van de overeengekomen betalingscondities.

Het effect van de betalingcondities op uw bedrijf

Betalingscondities zijn belangrijk voor zowel kopers als verkopers. Zo helpt bijvoorbeeld een gunstige betalingsconditie kopers hun cashflow beter te beheren en hun bedrijfskosten te verminderen. Hoe dit precies zit, leggen we graag hieronder verder uit:

• Beheer van cashflow
  Door de betalingscondities te beheren, kunnen bedrijven hun cashflow verbeteren. Bijvoorbeeld, door klanten te vragen om vooraf te betalen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat ze voldoende geld hebben om hun operationele kosten te dekken.
• Verminderen van bedrijfskosten
  Als u gunstige betalingscondities onderhandelt, dan kunnen bedrijven hun bedrijfskosten verminderen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een langere betalingstermijn waarmee bedrijven hun geld langer in hun bedrijf houden en zo hun rentekosten kunnen verlagen.
• Verbeteren van inkomsten
  Een andere reden waarom een betalingsconditie belangrijk is, is omdat het ervoor kan zorgen dat de inkomsten verbeteren. Bijvoorbeeld door klanten te vragen om direct te betalen, kunnen bedrijven hun inkomsten sneller ontvangen en zo hun winstgevendheid verhogen.
• Beperking van financiële risico’s
  Door de betalingscondities te beheren, kunnen bedrijven ook hun financiële risico’s beperken. Dit is onder andere mogelijk door klanten te vragen om vooraf te betalen, zodat bedrijven het risico van wanbetaling en daarmee een betalingsregeling verminderen. 

Hoe betalingscondities te onderhandelen

Bij het uitvoeren van zakelijke transacties kan het dus, zoals hierboven beschreven, voor beide partijen lonen om te onderhandelen over de betalingscondities. Ondanks de voordelen die hieraan verbonden zijn, vinden veel ondernemers het onderhandelen lastig. Om het u gemakkelijker te maken, geven wij graag hieronder enkele tips zodat u kunt onderhandelen over gunstige betalingscondities:

1. Ken uw financiële positie

Voordat u kan gaan onderhandelen over een betalingsconditie, moet u als eerste uw financiële positie kennen. Dit staat ook wel bekend als kredietwaardigheid. Door dit voor uzelf inzichtelijk te hebben, weet u precies wat een haalbare betalingsconditie voor uw bedrijf is. Met een haalbare betalingsconditie wordt een betalingstermijn bedoeld waarmee u niet in de financiële problemen komt. Dit zorgt ervoor dat u bijvoorbeeld niet een betalingstermijn van 14 dagen afspreekt, terwijl u op voorhand weet dat u de factuur op zo’n korte termijn niet kan voldoen.

2. Weet wat gebruikelijk is in uw branche

Het is ook belangrijk om te weten wat gebruikelijk is in uw branche. Dit kunt u gemakkelijk achterhalen door contact op te nemen met uw brancheorganisatie. Zodra u weet wat gebruikelijk is in uw branche, dan wordt het gemakkelijk om redelijke betalingscondities te onderhandelen die passen bij uw bedrijfsmodel en de verwachtingen van uw klanten.

3. Wees bereid om te onderhandelen

Wanneer u weet wat uw financiële positie is en wat gebruikelijk is in uw branche, is het tijd om te gaan onderhandelen. Onthoud hierbij dat dit altijd een tweerichtingsverkeer is. Wees dus bereid om concessies te doen en flexibel te zijn in uw eisen. Door samen met de leverancier te onderhandelen over de betalingsconditie, is het mogelijk om uw cashflow te beheren. U kunt op die manier alle facturen verspreiden over een periode. Dit maakt makkelijker om het hoofd boven water te houden op de korte termijn.

4. Documenteer de overeengekomen betalingscondities

Zodra u de betalingscondities heeft onderhandeld, is het belangrijk om deze schriftelijk vast te leggen. Hiermee worden eventuele misverstanden in de toekomst voorkomen en dient het direct als een juridisch bindend document in geval van geschillen.

Schakel Payt in om wanbetalers te voorkomen

Betalingscondities zijn dus een belangrijk onderdeel van zakelijke transacties en kunnen een veel invloed hebben op zowel het debiteurenbeheer als de financiële gezondheid van een bedrijf. Om het uw bedrijf makkelijker te maken, kunt u kiezen voor automatisering van het debiteurenbeheer met de software van Payt. Wij zorgen onder andere voor een consistente opvolging van debiteuren. Dit betekent dat wij uw debiteuren herinneren aan openstaande facturen, waardoor u 30% sneller betaald krijgt. Payt maakt het ondernemen gemakkelijker!