Openstaande facturen beheren: Zo doet u dat

Illustratie van een openstaande factuur

Share this article

Niels Zwaneveld
Geschreven door Niels Zwaneveld
Niels Zwaneveld is verantwoordelijk voor de marketing bij Payt. Hij heeft veel ervaring met het bedenken en uitvoeren van diverse marketing campagnes en houdt zich graag bezig met data.

Het is een van de meest bekende problemen waar menig ondernemer tegenaan loopt: openstaande facturen. Cashflow is essentieel voor de financiële gezondheid van uw bedrijf. Echter, het opvolgen van openstaande facturen is een tijdrovende bezigheid. Met credit management van Payt behoort deze intensieve klus tot het verleden.

Hoe voorkom je openstaande facturen?

De allerbeste manier om facturen snel betaald te krijgen is het voeren van een strak debiteurenbeheer. Dit houdt in dat u afgesproken of vastgestelde betaaltermijnen hanteert en handhaaft. Is de betaaltermijn verstreken? Dan stuurt de software van Payt automatisch een herinnering, precies wanneer u dat wilt.

Ook technologische innovatie kan helpen bij het realiseren van snellere betalingen. Om sneller en eenvoudiger betaald te krijgen is het belangrijk dat het uw klant zo makkelijk mogelijk maakt om zijn of haar factuur te betalen. Deze drempel moet zo laag mogelijk zijn. Tegenwoordig biedt de technologie alle mogelijkheden om met één druk op de knop een betaling te doen.

In Nederland is iDEAL de meest gangbare manier van betalen voor wat betreft online betaalmethoden. Uit onze analyse van ruim 1,8 miljoen facturen blijkt dat facturen met een optie om te betalen via een iDEAL-link 9 dagen sneller worden betaald.

Wat te doen bij onbetaalde facturen?

Ondanks afgesproken betaaltermijnen en eenvoudige betalingsmogelijkheden (middels iDEAL)  zullen er altijd uitzonderingen zijn. Er zijn verschillende redenen waarom een debiteur mogelijk (te) laat betaalt. Zo kan de factuur bij een niet-bevoegde persoon in de mailbox belanden, maar ook de financiële situatie van de debiteur kan ten grondslag liggen aan dit probleem. Zo kan er bij de debiteur werkkapitaal nodig zijn, waardoor hij of zij bewust te laat betaalt. In het slechtste geval zijn er financiële problemen bij de debiteur waardoor hij of zij niet in staat is om aan de factuur te voldoen. Voor elk specifiek geval is er een oplossing. Een consequent debiteurenbeleid helpt u bij het vinden van de oplossing.

Voor elk type wanbetaler is een passende oplossing waardoor hij of zij op termijn toch voldoet aan de factuur. Zo kunt u bij financiële problemen bij de debiteur denken aan een overeengekomen betalingsregeling. Met de debiteurenbeheer software van Payt kunt u, naast financiering en strakke opvolging van facturen, een betalingsregeling aan klanten aanbieden. Hierbij heeft u de kans om direct in contact te treden met de klant, zodat u hem of haar een mogelijkheid geeft om later te betalen. Zo kunt u afspreken dat er wekelijks of maandelijks wordt afgelost, zodat uw cashflow en liquiditeit zo goed mogelijk op peil blijft. Zolang de betalingsregeling actief is, zullen er geen reguliere herinneringen of aanmaningen naar de debiteur worden verstuurd. Op deze manier - dankzij een betalingsregeling - ontstaat er dus een win-win-situatie.

Bij Payt geloven we dat het percentage bewuste wanbetalers minimaal is. Goed debiteurenbeheer bestaat vaak uit het achterhalen van de reden van het niet betalen. Middels het communicatieplatform van Payt, bent u in alle situaties in staat om in te springen op het probleem en samen met uw debiteur een oplossing te vinden. U houdt volledige controle over het proces, zonder het contact met uw klant(en) te verliezen.

 De opvolging van openstaande facturen automatiseren

Zoals hierboven besproken is slim debiteurenbeheer belangrijk en voorkomt het dat klanten hun facturen helemaal niet of veel te laat betalen.

De debiteurenbeheer software van Payt maakt het mogelijk om facturen en herinneringen volledig automatisch te versturen. Payt herinnert uw klanten op structurele wijze aan de openstaande facturen. Hierdoor verbetert het betaalgedrag van uw klanten aanzienlijk. Gemiddeld krijgen onze klanten 30% sneller betaald! Daarnaast bespaart u met automatische opvolging van facturen kostbare tijd. 

Ook brengt Payt structuur in de communicatie met uw klant. In het communicatieplatform heeft de klant de mogelijkheid om per factuur een bericht achter te laten. Hierdoor weet u snel waarom een klant zijn of haar factuur nog niet heeft betaald en kunt u eventueel afspraken maken om de betaling toch te realiseren.

Kortom: Payt maakt betalen makkelijk voor klanten. Benieuwd naar de verschillende mogelijkheden van de software én wat Payt voor uw organisatie kan betekenen? Download hieronder onze brochure.

Ready to get Payt?

Benieuwd hoe Payt kan helpen bij het verbeteren van uw credit management? Download nu gratis onze brochure!

Mockup brochure Payt

Gerelateerde artikelen

Factuur communicatie in de taal van jouw klanten
Heeft u een internationaal debiteurenbestand? Dan is het van belang dat het debiteurenproces strak en efficiënt. Zo zorg je ervoor dat e-mail en facturen goed begrepen worden en de openstaande facturen snel betaald worden. Hoe je dit doet? Lees het in dit blog.
Foto van Jesse (Quooker) en Bert-Jan (Payt)
Interview Jesse van Hofwegen (Quooker): "Dankzij Payt meer consistentie en efficiëntie in het order to cash proces"
Waar Google een begrip is voor zoekmachines, zo is Quooker dat voor kokendwaterkranen. Met een sterk groeiende omzet nam ook de behoefte aan een consistenter en efficiënter credit management toe. In dit interview praat Marcel Wiedenbrugge met Jesse (Quooker) over hun credit management, de implementatie van Payt en de behaalde resultaten.
Illustratie van geld dat van de ene persoon naar de andere gaat
Laat uw bedrijf groeien door goede beheersing van uw DSO
In dit artikel gaan we in op de DSO van uw onderneming. Wat is het? Hoe kunt u het berekenen? Waarom is het een belangrijk kengetal en hoe kunt u uw DSO verbeteren?