Implementatie Payt: van handwerk naar volledig geautomatiseerd

Illustratie van: Today at Payt

Share this article

Bert-Jan
Geschreven door Bert-Jan Walters
Bert-Jan Walters is implementatie specialist binnen Payt en focust zich voornamelijk op het begeleiden van nieuwe klanten naar een volledig geautomatiseerd debiteurenproces. Hij vertaalt graag zijn kennis naar de praktijk en gelooft in het onmogelijke.

Voor velen is automatisering iets spannends. Het uit handen geven van een proces door een systeem is voor veel bedrijven een drempel. Verandermanagement is daarom een belangrijk onderdeel van de Payt implementatie. Wij zullen onze klanten zoveel mogelijk ontzorgen en ondersteunen bij het proces naar volledige automatisering van debiteurenbeheer. Mijn naam is Bert-Jan Walters en ik ben implementatie specialist binnen Payt. Hieronder probeer ik een beeld te schetsen van het proces van de implementatie en de wijze van het ontzorgen van de klant. 

Voordat we de inhoud bespreken, maken we altijd eerst kennis met de klant. Wij proberen door dit kenningsmakingsgesprek korte lijntjes te leggen tussen Payt en de klant. Daarnaast is het kennismakingsgesprek bedoeld om te bespreken hoe het debiteurenbeheer op dat moment is georganiseerd. Dit zorgt ervoor dat mijn collega en ik een oplossing op maat kunnen bieden binnen het ‘standaardpakket’ van Payt. 

Na het kennismakingsgesprek en het inventariseren van de huidige processen, gaan we de inrichting van Payt bepalen. We proberen hierbij het huidige debiteurenbeheer proces van de klant binnen Payt te automatiseren. Zo verandert er weinig voor de debiteuren en wordt het beheer door onze klant efficiënter en effectiever. Binnen het standaardpakket hebben we vele mogelijkheden om dit te bereiken. Er wordt eerst een stabiele basis gecreëerd alvorens de uitzonderingen worden opgepakt en ingericht. Voor het neerzetten van deze stabiele basis zullen een aantal standaard punten worden langsgelopen. Voor gebruiksgemak en overzicht is er een handige checklist beschikbaar in de applicatie, zodat deze punten eenvoudig afgevinkt kunnen worden. Tevens geeft dit een goed inzicht in de status van de Payt implementatie en daarbij de automatisering van het debiteurenbeheer van de betreffende klant.

  • Koppeling maken met boekhoudpakket
  • Data controleren
  • Instellingen bespreken
  • Eindcontrole uitvoeren 
  • Livegang

Implementatie proces Payt

Met het afronden van bovenstaande punten kan de klant al binnen een week starten met het gebruik van Payt. De duur van de implementatie is daarentegen sterk afhankelijk van de complexiteit van het project. Mochten de achterliggende processen ingewikkeld zijn, dan vergt dit een langere doorlooptijd. De ervaring is dat grote klanten met meer ingewikkelde processen in ieder geval binnen een maand kunnen starten met Payt. 

Wanneer de basis van Payt staat, kan indien nodig de focus verlegd worden naar de uitzonderingen op de regel. Samen wordt gekeken naar een zo passend mogelijke inrichting voor deze uitzondering. Hierbij is het belangrijk dat de klant er rekening mee houdt dat eventueel de eigen werkwijze wat aangepast moet worden om het proces volledig te kunnen automatiseren. 

Wij proberen onze klanten zoveel mogelijk te ontzorgen en ondersteunen bij het proces naar volledige automatisering - Bert-Jan Walters

Staat de administratie live? Dan sta je er nog steeds niet alleen voor. We hanteren standaard een nazorg periode van ongeveer twee weken. Gedurende deze periode kun je nog gebruiken maken van de consultant die je bij de implementatie heeft begeleid. Als alles na die twee weken in orde is, dan is de standaard route voor vragen onze Payt servicedesk.

Ja het is een verandering, ja het is spannend, maar je wordt altijd bijgestaan door een ervaren consultant en de livegang vindt alleen plaats wanneer je er écht klaar voor bent. 


Klinkt dit proces je ook aantrekkelijk en simpel, plan dan hieronder een demo in!

Plan zelf een persoonlijke demo in

Heeft u vragen of benieuwd naar de voordelen van Payt voor uw organisatie? Plan hiernaast zelf uw persoonlijke online demo met Thymen in! U krijgt, geheel vrijblijvend, een interactieve demonstratie van ons platform voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Kunt u niet tijdens werktijden, omdat u bijvoorbeeld patiënten aan het behandelen bent? Geen probleem. Thymen staat ook ’s ochtends, ’s avonds en in het weekend voor u klaar.

Thymen Osinga Thymen Osinga

Gerelateerde artikelen

Payt Dental Stadium Tour, een rondje langs de velden
Het is begin juli. Utrecht. Om half elf sluiten de automatische deuren zich van Stadion Galgenwaard. Het einde van een reeks stadionbezoeken door Nederland. Een reeks waarin we 300 mondzorgprofessionals mochten begroeten om te luisteren naar de verhalen van Vertimart, Webova en Payt. Met voor Payt elke avond een leuke mix van bestaande klanten en geïnteresseerde praktijken. De terugreis naar huis is een mooie gelegenheid om terug te blikken op de lessen van deze rondgang.
5 jaar shirtsponsor van FC Groningen
De laatste 5 jaar is Payt sponsor geweest van FC Groningen. Vanaf 2017 tot 2019 waren we hoofdsponsor van de club en daarna trotse shirtsponsor. Maar aan alle dingen komt een eind. Na dit seizoen stoppen we als sponsor van de club. Het is een prachtig avontuur geworden waarin we veel hebben geleerd. In dit artikel leg ik uit hoe wij als team tegen de initiële keuze hebben aangekeken en welke lessen wij onderweg tegenkwamen.
Bedrijfscultuur: 1 mei, dag van de arbeid
In deze serie blogs wil ik u een inkijkje geven in dag bij Payt. Hoe pakken wij dingen aan en hoe lossen wij problemen op? Dit is onderdeel van de bedrijfscultuur. In dit blog ga ik in op 8-urige werkdag en hoe wij dit binnen Payt vormgeven. Ben je benieuwd? Lees het in dit blog.