Implementatie Payt: van handwerk naar volledig geautomatiseerd

Illustratie van: Today at Payt

Share this article

Bert-Jan
Geschreven door Bert-Jan Walters
Bert-Jan Walters is implementatie specialist binnen Payt en focust zich voornamelijk op het begeleiden van nieuwe klanten naar een volledig geautomatiseerd debiteurenproces. Hij vertaalt graag zijn kennis naar de praktijk en gelooft in het onmogelijke.

Voor velen is automatisering iets spannends. Het uit handen geven van een proces door een systeem is voor veel bedrijven een drempel. Verandermanagement is daarom een belangrijk onderdeel van de Payt implementatie. Wij zullen onze klanten zoveel mogelijk ontzorgen en ondersteunen bij het proces naar volledige automatisering van debiteurenbeheer. Mijn naam is Bert-Jan Walters en ik ben implementatie specialist binnen Payt. Hieronder probeer ik een beeld te schetsen van het proces van de implementatie en de wijze van het ontzorgen van de klant. 

Voordat we de inhoud bespreken, maken we altijd eerst kennis met de klant. Wij proberen door dit kenningsmakingsgesprek korte lijntjes te leggen tussen Payt en de klant. Daarnaast is het kennismakingsgesprek bedoeld om te bespreken hoe het debiteurenbeheer op dat moment is georganiseerd. Dit zorgt ervoor dat mijn collega en ik een oplossing op maat kunnen bieden binnen het ‘standaardpakket’ van Payt. 

Na het kennismakingsgesprek en het inventariseren van de huidige processen, gaan we de inrichting van Payt bepalen. We proberen hierbij het huidige debiteurenbeheer proces van de klant binnen Payt te automatiseren. Zo verandert er weinig voor de debiteuren en wordt het beheer door onze klant efficiënter en effectiever. Binnen het standaardpakket hebben we vele mogelijkheden om dit te bereiken. Er wordt eerst een stabiele basis gecreëerd alvorens de uitzonderingen worden opgepakt en ingericht. Voor het neerzetten van deze stabiele basis zullen een aantal standaard punten worden langsgelopen. Voor gebruiksgemak en overzicht is er een handige checklist beschikbaar in de applicatie, zodat deze punten eenvoudig afgevinkt kunnen worden. Tevens geeft dit een goed inzicht in de status van de Payt implementatie en daarbij de automatisering van het debiteurenbeheer van de betreffende klant.

  • Koppeling maken met boekhoudpakket
  • Data controleren
  • Instellingen bespreken
  • Eindcontrole uitvoeren 
  • Livegang

Implementatie proces Payt

Met het afronden van bovenstaande punten kan de klant al binnen een week starten met het gebruik van Payt. De duur van de implementatie is daarentegen sterk afhankelijk van de complexiteit van het project. Mochten de achterliggende processen ingewikkeld zijn, dan vergt dit een langere doorlooptijd. De ervaring is dat grote klanten met meer ingewikkelde processen in ieder geval binnen een maand kunnen starten met Payt. 

Wanneer de basis van Payt staat, kan indien nodig de focus verlegd worden naar de uitzonderingen op de regel. Samen wordt gekeken naar een zo passend mogelijke inrichting voor deze uitzondering. Hierbij is het belangrijk dat de klant er rekening mee houdt dat eventueel de eigen werkwijze wat aangepast moet worden om het proces volledig te kunnen automatiseren. 

“Wij proberen onze klanten zoveel mogelijk te ontzorgen en ondersteunen bij het proces naar volledige automatisering”  - Bert-Jan Walters

Staat de administratie live? Dan sta je er nog steeds niet alleen voor. We hanteren standaard een nazorg periode van ongeveer twee weken. Gedurende deze periode kun je nog gebruiken maken van de consultant die je bij de implementatie heeft begeleid. Als alles na die twee weken in orde is, dan is de standaard route voor vragen onze Payt servicedesk.

Ja het is een verandering, ja het is spannend, maar je wordt altijd bijgestaan door een ervaren consultant en de livegang vindt alleen plaats wanneer je er écht klaar voor bent. 


Klinkt dit proces je ook aantrekkelijk en simpel, plan dan hieronder een demo in!

Plan een online demo in

Benieuwd naar de voordelen van Payt voor uw organisatie? Plan hiernaast zelf uw persoonlijke online demo met Thymen in! U krijgt, geheel vrijblijvend, een interactieve demonstratie van ons platform voor debiteurenbeheer.

Thymen Osinga Thymen Osinga

Gerelateerde artikelen

Illustratie van een man die een certificaat omhoog houdt
Payt is, naast ISO 27001, ook NEN 7510 gecertificeerd
Als ontwikkelaar van debiteurenbeheer software werken wij voortdurend met privacygevoelige informatie van onze klanten en haar debiteuren. En als je werkt met dergelijke privacygevoelige informatie binnen een online platform, dan wil je er zeker van zijn dat de beveiliging van je platform op alle gebieden goed op orde is. Payt is ISO/IEC 27001:2013 én NEN 7510 gecertificeerd. Lees in dit blog wat dat inhoudt.
Illustratie van: Today at Payt
Bedrijfscultuur: we overleggen niet graag
In deze serie blogs wil ik u een inkijkje geven in een dag bij Payt. Hoe pakken wij dingen aan en hoe lossen wij problemen op? Dit is onderdeel van de bedrijfscultuur. In dit blog kunt u lezen over hoe wij te werk gaan binnen Payt. Ik geloof in 'doeners' en 'de rest'. Benieuwd wat ik hiermee bedoel? Lees het in mijn blog.
Foto van Jesse (Quooker) en Bert-Jan (Payt)
Interview Jesse van Hofwegen (Quooker): "Dankzij Payt meer consistentie en efficiëntie in het order to cash proces"
Waar Google een begrip is voor zoekmachines, zo is Quooker dat voor kokendwaterkranen. Met een sterk groeiende omzet nam ook de behoefte aan een consistenter en efficiënter credit management toe. In dit interview praat Marcel Wiedenbrugge met Jesse (Quooker) over hun credit management, de implementatie van Payt en de behaalde resultaten.