Turbulente tijden vragen om automatisering in de kinderopvang
Inflatie, personeelskrapte, nieuwe wet- en regelgeving: voor kinderopvangorganisaties zijn het uitdagende tijden. Zeker als de overheidsplannen om de kinderopvangvergoeding te verhogen, doorgaan. Wat kan de branche zelf doen om het hoofd boven water te houden? ‘Kijk wat er qua automatisering allemaal mogelijk is.’
‘De kinderopvangbranche groeit uitbundig. Daarbij gaat het om een groei die al in 2016 is ingezet en waarvan het einde nog lang niet in zicht is’, benadrukt Edse Dantuma, senior economist bij ING. ‘Op basis van de beschikbare cijfers en met de nodige hulp van organisaties uit de branche hebben we eind vorig jaar de groeipijnen van de kinderopvang in kaart gebracht. We zagen toen dat de uitgaven aan kinderopvang de afgelopen zes jaar met gemiddeld bijna elf procent per jaar groeiden. Daarbij zagen we vorig jaar dat het aantal vacatures in vier jaar tijd was verviervoudigd: een twee keer zo snelle toename als in andere sectoren! UWV geeft dan ook aan dat de arbeidsmarkt voor kinderopvang zéér krap is.’
De kinderopvang kan een belangrijke rol spelen bij een landelijke aanpak van de krapte op de arbeidsmarkt - Edse Dantuma, senior economist bij ING
Uitdaging om locaties open te houden
En dat is nog niet alles. ‘Striktere kwaliteitsregels hebben er de afgelopen jaren vooral bij de dagopvang voor gezorgd dat daar extra medewerkers nodig zijn om aan alle regels te voldoen’, vervolgt Dantuma zijn opsomming. ‘Daardoor is het personeelstekort nog verder opgelopen. Met de huidige bezetting is het voor sommige kinderopvanginstellingen zelfs een uitdaging om alle locaties open te houden. En dat terwijl de kinderopvang juist een belangrijke rol kan spelen bij een landelijke aanpak van de krapte op de arbeidsmarkt.’
Plannen voor een nieuw stelsel
Ook het kabinet beseft hoe belangrijk kinderopvang is om de almaar toenemende arbeidsmarktkrapte in Nederland te bedwingen. Dat blijkt ook wel uit de vergevorderde plannen voor een nieuw stelsel, waarbij de overheidsvergoeding voor kinderopvang laagdrempeliger en aantrekkelijker moet worden. ‘Als die plannen inderdaad doorgaan, is dat waarschijnlijk goed nieuws voor werkende ouders. Maar binnen de kinderopvangbranche roepen die plannen nog wel aardig wat vragen op’, weet Dantuma. Gezien de personeelsschaarste hebben kinderopvangorganisaties momenteel al moeite om de bezetting op peil te houden of krijgen. Dus als er door een versoepeling van de overheidsvergoeding straks meer vraag komt, wordt dat – zacht gezegd – een uitdaging. Voordeel is wel dat de overheid van plan is om de vergoeding dan rechtstreeks naar kinderopvangorganisaties over te maken, waardoor er naar verwachting minder betalingsproblemen zullen ontstaan.
Ondanks het feit dat zo’n beetje alles duurder is geworden, worden onze rekeningen over het algemeen nog netjes op tijd betaald - Luciënne Ruigrok, manager debiteurenbeheer bij kinderopvangorganisatie TintelTuin
Klanten even bellen
Over betalingsproblemen gesproken: in het nieuws verschijnen er de laatste tijd regelmatig berichten over incassobureaus die meer werk hebben doordat ouders de rekeningen voor kinderopvang niet meer kunnen betalen. Maar dat betekent zeker niet dat dit overal het geval is. Zo geeft Luciënne Ruigrok, manager debiteurenbeheer bij kinderopvangorganisatie TintelTuin, aan dat ze daar geen stijging zien van ouders die met betalingsproblemen te kampen hebben. ‘Ondanks het feit dat zo’n beetje alles duurder is geworden, worden onze rekeningen over het algemeen nog netjes op tijd betaald. En als dat niet lukt, bellen we de klant even op om het te bespreken. Vaak betalen ze dan alsnog, maar het komt ook voor dat we een betalingsregeling treffen.’
Benieuwd naar het betaalgedrag in uw eigen branche? Vraag eenvoudig het rapport van Payt aan en ontdek het betaalgedrag in uw branche »
Softwarematige oplossing
TintelTuin heeft 91 locaties voor hele dagopvang, peuteropvang en buitenschoolse opvang, waar ongeveer 900 medewerkers werken en zo’n 6500 kinderen worden opgevangen. ‘Bij debiteurenbeheer doen we er alles aan om te voorkomen dat klanten door de rekeningen van de kinderopvang in betalingsproblemen komen’, benadrukt Ruigrok. ‘Tegenwoordig weten we nog beter welke klanten extra aandacht nodig hebben, en dat danken we voor een groot deel aan Payt. Ruim twee jaar geleden zijn we overgegaan op die softwarematige oplossing voor debiteurenbeheer. Dat heeft ons werk een stuk makkelijker gemaakt.’
Er kort op zitten
‘Door dagelijks consequent de signaleringen in Payt op te volgen, hebben we nu altijd een duidelijk totaaloverzicht. We hoeven niet zelf om te kijken naar betalingsherinneringen en het innen van bedragen voor betalingsregelingen, want die worden door het systeem automatisch verstuurd. Door er zo kort op te zitten, helpen we klanten. Want hoe sneller je samen tot een oplossing komt, hoe kleiner de kans dat er steeds grotere schulden ontstaan.’
Als de huidige plannen voor het nieuwe stelsel doorgaan, heeft dat ook grote gevolgen voor de factuurstromen binnen de kinderopvang
Straks andere factuurstromen
Als de huidige plannen voor het nieuwe stelsel doorgaan, heeft dat ook grote gevolgen voor de factuurstromen binnen de kinderopvang. De overheidsvergoeding voor kinderopvang (96 procent van de maximum uurprijs per opvangsoort) zullen dan standaard rechtstreeks uitgekeerd worden aan kinderopvangorganisaties. ‘Dat betekent overigens niet dat de bijdrage van ouders dan altijd beperkt zal blijven tot vier procent van de maximum uurprijs’, zegt Jeroen Krosse, directeur bij Payt. ‘Er zijn namelijk veel kinderopvangorganisaties die een hoger tarief hanteren dan de maximum uurprijs. Daarbij zijn er ook altijd nog aanvullende diensten, waar dan extra voor betaald moet worden. Maar de bedragen die ouders dan rechtstreeks aan kinderopvangorganisaties moeten overmaken, zullen dan gemiddeld gezien natuurlijk wel flink lager liggen. Door die verschillende factuurstromen wordt het administratieve proces dus misschien juist wel wat complexer.’
Kleine dingen helpen vaak al
‘Goede uitleg over de facturen kunnen geven, is erg belangrijk’, vindt Ruigrok. ‘Daarbij scheelt het dat Payt op dit moment al netjes voor elke klant een dossier bijhoudt. De klant kan zelf ook makkelijk terugvinden wat er in rekening is gebracht en wanneer.’ ‘Ja, precies: je moet vooral de software voor je laten werken’, vult Krosse aan. ‘Digitalisering helpt niet alleen om meer inzicht te bieden, maar ook om het betalen van rekeningen een stuk makkelijker te maken. Vaak helpen kleine dingen al, zoals het bij een betalingsherinnering automatisch meesturen van de factuur waar het over gaat. Of door in zo’n mail meteen een link naar iDeal op te nemen.’
Digitalisering kan helpen om sneller in beeld te krijgen welke klanten betalingsproblemen dreigen te krijgen - Jeroen Krosse, directeur bij Payt
Nooit meer geeltjes plakken
Na een blik in de data van Payt kan Krosse concluderen dat kinderopvangorganisaties die bij Payt zijn aangesloten het afgelopen jaar niet noemenswaardig meer betalingsregelingen hebben getroffen of een oplopend debiteurensaldo hebben. ‘Hoewel we natuurlijk niet kunnen aangeven wat onze bijdrage daaraan is, kan het ook niet alleen maar toeval zijn. Dat sterkt ons in onze overtuiging dat digitalisering kan helpen om betalingen soepeler te laten verlopen en sneller in beeld te krijgen welke klanten betalingsproblemen dreigen te krijgen en dus wel wat extra aandacht kunnen gebruiken. Ondertussen blijven we constant in contact met kinderopvangorganisaties om erachter te komen waar zij en de ouders nog behoefte aan hebben. En uit de reacties die we krijgen, blijkt wel dat geen van onze klanten terug wil naar de tijd waarbij ze voor het debiteurenbeheer nog met Excel-sheets werkten en geeltjes op hun beeldscherm plakten.’
Digitaliseren én medewerkers betrekken
‘Het debiteurenbeheer is maar een klein onderdeel van alle administratieve werkzaamheden waar kinderopvangorganisaties mee te maken hebben’, mengt Dantuma zich nog in het gesprek. ‘Mijn advies is dan ook om te kijken wat er qua automatisering nog meer mogelijk is. Zo kan een slim planningsysteem helpen om de bezetting te optimaliseren. En met alleen digitaliseren, ben je er natuurlijk nog lang niet. Ik denk dat het voor kinderopvangorganisaties vooral belangrijk is om op zoek te gaan naar creatieve manieren om met de huidige personeelsschaarste om te gaan, en daarbij goed te luisteren naar de wensen en ideeën van hun medewerkers.
Plan zelf een persoonlijke demo in
Heeft u vragen of benieuwd naar de voordelen van Payt voor uw organisatie? Plan hiernaast zelf uw persoonlijke online demo met Thymen in! U krijgt, geheel vrijblijvend, een interactieve demonstratie van ons platform voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Binnen 60 minuten weet u alle voordelen van Payt voor uw bedrijf.
In 3 stappen uw gratis demo:
- Plan zelf een online demo in wanneer het u het beste uitkomt*
- Krijg vrijblijvend een interactieve demo van ons platform
- Beslis zelf
*Is het door u gewenste tijdslot reeds bezet? Onze collega Jeroen staat voor u klaar! Plan hier een afspraak met Jeroen in.
Gerelateerde artikelen
Compenseer je CO2-uitstoot met Payt: Een groene stap vooruit!
Nog nooit was de automotivebranche zo dynamisch en onvoorspelbaar
