Debiteurenbeheer automatiseren: ‘Binnen één minuut kwam de eerste betaling binnen’
Debiteurenbeheer automatiseren: ‘Binnen één minuut kwam de eerste betaling binnen’
Klanten die hun rekening maar niet betalen. Het is een grote frustratie voor veel ondernemers met, in sommige gevallen, zelfs faillissement tot gevolg. Een geautomatiseerd debiteurenbeheer kan veel irritatie voorkomen én houdt rekening met de mens achter elke onbetaalde rekening.
‘Vanwege de overheidssteun tijdens de coronacrisis waren er de afgelopen twee jaar heel weinig faillissementen. Wel zijn er veel bedrijven die in die periode een hoge schuld hebben opgebouwd. Inmiddels is de overheidssteun gestopt. Zo ook de mogelijkheid om gebruik te maken van speciale betalingsregelingen die veel bedrijven en organisaties tijdens de coronacrisis aanboden. We bevinden ons momenteel dus in een periode waarin helaas steeds meer bedrijven in betalingsproblemen komen of dreigen te komen’, concludeert Sander Kamstra, oprichter en directeur van Payt.
‘Een goede cashflow kan wel tot 30% van alle faillissementen voorkomen’ - Sander Kamstra, oprichter en directeur Payt
Cashflow verbeteren, faillissementen voorkomen
‘Dat bedrijven in betalingsproblemen komen, heeft uiteraard ook gevolgen voor de cashflow van financieel gezonde bedrijven’, benadrukt hij. ‘Als facturen massaal later worden betaald, kunnen ook die bedrijven in de financiële problemen komen. Daarbij is het belangrijk om te weten dat een goede cashflow tot wel dertig procent van alle faillissementen kan voorkomen. Nu zorgt het automatiseren van het debiteurenbeheer ervoor dat facturen sneller worden betaald. Dat is dan ook veruit de makkelijkste stap om de cashflow te verbeteren en het risico op een faillissement te verkleinen.’
Op een gegeven moment houdt het op
Tijd voor een praktijkvoorbeeld. We gaan daarvoor naar het hoofdkantoor van Hiltermann Lease in Hoofddorp. Daar worden ze elke maand opnieuw geconfronteerd met een groot aantal niet tijdig betaalde rekeningen. Als van al die nog openstaande facturen een papieren kopie op het bureau van Michel de Haas (teammanager Debiteurenbeheer) zou liggen, zou hij achter de stapel verdwijnen. De Haas: ‘We versturen maandelijks ruim 50.000 facturen. En die worden dus niet allemaal netjes op tijd betaald. Vaak is de eerste betalingsherinnering al genoeg om ervoor te zorgen dat de klant de rekening alsnog voldoet. Soms blijkt de klant krap bij kas te zitten en biedt een betalingsregeling uitkomst. Daarbij blijft er altijd nog een groep over die in gebreke blijft. Maar op een gegeven moment houdt het natuurlijk op en moeten we toch echt overgaan op een incassoprocedure.’
Zeer effectief iDEAL-linkje
‘In de meeste gevallen hebben we geen idee waarom een klant nog niet heeft betaald en in welke situatie hij of zij zich bevindt’, vervolgt hij. ‘Voordat we overgingen op het volledig automatiseren van het debiteurenbeheer waren de vijf medewerkers van deze afdeling dan ook een groot deel van hun dag bezig met het mailen en het nabellen van klanten bij wie nog een rekening opstond. Maar sinds 21 april 2021 is dat verleden tijd. Dat was namelijk de dag dat we overgingen op debiteurenbeheer software van Payt.
‘Via het digitale platform kunnen we niet alleen al onze facturen uitsturen, maar ook automatisch betalingsherinneringen verzenden en klanten de mogelijkheid bieden om via een link direct met iDEAL te betalen’ - Michel de Haas, teammanager Debiteurenbeheer bij Hiltermann Lease
‘Via het digitale platform kunnen we sindsdien niet alleen al onze facturen uitsturen, maar bijvoorbeeld ook automatisch betalingsherinneringen verzenden en klanten de mogelijkheid bieden om via een link direct met iDEAL te betalen. Dat laatste werkt trouwens verbazingwekkend goed. Nadat we de switch hadden gemaakt naar Payt en via hun platform onze eerste betalingsherinneringen met iDEAL-linkjes verstuurden, ontvingen we binnen één minuut al de eerste betaling’.
Vaak geen onwil
‘Dat klanten een factuur niet meteen betalen, is vaak helemaal geen onwil’, benadrukt Kamstra. ‘Sommigen hebben het zo druk dat ze niet aan de administratie toekomen of een factuur zelfs helemaal over het hoofd zien. Door betalen zo makkelijk mogelijk te maken, zie je dat een groot deel van de klanten direct het verschuldigde bedrag overmaakt. In Nederland bieden we onze klanten daarom de mogelijkheid om in betalingsherinneringen een IDEAL-linkje toe te voegen. Of een QR-code. In andere landen bieden we diezelfde mogelijkheid, maar dan met online betaalmethoden die daar gangbaar zijn. PayPal doet het internationaal ook altijd goed. Veel van onze klanten maken gebruik van die mogelijkheid en we zien dat het echt goed werkt.’
‘Wij bieden het platform, maar onze klanten houden de volledige regie’ - Sander Kamstra, oprichter en directeur Payt
Volledige regie
Kamstra: ‘Zo’n betaallinkje is natuurlijk handig. Maar de grote kracht van Payt zit hem vooral in ons communicatieplatform. Daarmee bieden wij onze klanten namelijk een totaaloplossing om het debiteurenbeheer zelf op de gewenste manier te automatiseren. Zo kan er automatisch een betaalherinnering worden verstuurd of kun je de mogelijkheid aanbieden om een specifieke betaalregeling te treffen. Daarnaast kun je debiteuren die nog geld verschuldigd zijn in de gelegenheid stellen om via een chat contact te zoeken. Dat zijn allemaal zaken die onze klanten via het online communicatieplatform zelf kunnen instellen. Ondanks het feit dat veruit het grootste deel van het debiteurenbeheer automatisch gaat, hebben ze dus veel mogelijkheden om op een snelle en passende manier in te spelen op de situatie en het betalingsgedrag van hun klanten. Wij bieden het platform, maar onze klanten houden dus de volledige regie.’
Belrobot
Maar hoe werkt dat in de praktijk, dat aan- of juist uitzetten van verschillende opties? Bij Hiltermann Lease werken ze inmiddels een jaar met Payt en weten ze dus al behoorlijk goed aan welke knoppen ze allemaal kunnen draaien. De Haas: ‘Neem de speciale betalingsregeling die we vorig jaar in verband met de coronacrisis in het leven riepen. Dat ging heel makkelijk omdat Payt de optie heeft om betalingsregelingen aan debiteuren aan te bieden. Dat was dus mooi. Verder maken we dankbaar gebruik van de belrobot. En we merken ook dat het automatisch versturen van sms’jes goed werkt. Daarbij hopen we wel dat er snel een mogelijkheid komt om WhatsApp-berichtjes te sturen, want dat is natuurlijk wat meer van deze tijd.’
‘Ja, dat staat ook al een tijdje op ons verlanglijstje’, springt Kamstra op die wens in. ‘Alleen zijn ze er bij WhatsApp niet zo happig op als bedrijven een berichtje naar tienduizenden klanten gaan sturen. Maar inmiddels begrijpen ze dat daar veel vraag naar is en staan ze daar toch wat meer voor open, begreep ik. Dus daar wordt aan gewerkt!’
‘Het is fijn dat betalingsherinneringen nu automatisch worden verstuurd en we daar geen omkijken meer naar hebben’ - Michel de Haas, teammanager Debiteurenbeheer bij Hiltermann Lease
De Haas. ‘We hebben het nu over allerlei opties, maar eerlijk gezegd ben ik allang blij dat we met Payt een partij hebben gevonden die alle beloftes waarmaakt. We zijn vooral overgestapt omdat we betalingsherinneringen niet meer handmatig wilden versturen. Die mailden we weliswaar in bulk, maar al met al was het wel altijd veel gedoe en tijdrovend. Echt fijn dus dat die betalingsherinneringen nu automatisch worden verstuurd en we daar geen omkijken meer naar hebben. Alleen dat al maakte een enorm verschil.’
De band met klanten versterken
Het is dus mogelijk: op een effectieve manier het debiteurenbeheer automatiseren, zonder daarbij voorbij te gaan aan de situatie waarin een debiteur zich bevindt. Op die manier kunnen bedrijven niet alleen hun cashflow verbeteren en de kans op een faillissement verkleinen, maar het ook persoonlijk maken waar dat moet en zo de band met hun klanten versterken. Zo wordt een potentieel risico van een niet betaalde rekening een mooie kans voor een betere klantrelatie.
Plan zelf een persoonlijke demo in
Heeft u vragen of benieuwd naar de voordelen van Payt voor uw organisatie? Plan hiernaast zelf uw persoonlijke online demo met Thymen in! U krijgt, geheel vrijblijvend, een interactieve demonstratie van ons platform voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. Binnen 60 minuten weet u alle voordelen van Payt voor uw bedrijf.
In 3 stappen uw gratis demo:
- Plan zelf een online demo in wanneer het u het beste uitkomt*
- Krijg vrijblijvend een interactieve demo van ons platform
- Beslis zelf
*Is het door u gewenste tijdslot reeds bezet? Onze collega Jeroen staat voor u klaar! Plan hier een afspraak met Jeroen in.
Gerelateerde artikelen
Compenseer je CO2-uitstoot met Payt: Een groene stap vooruit!
Nog nooit was de automotivebranche zo dynamisch en onvoorspelbaar
