Eine sichere Methode, um sicherzustellen, dass Kunden schneller bezahlen

Illustration eines Mannes, der eine Kreditkarte hält

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Sander kamstra
Written by Sander Kamstra
Sander Kamstra ist Direktor und einer der Gründer von Payt. Er ist mit Leib und Seele Unternehmer. Er arbeitet gerne mit Menschen zusammen, die genauso wie er darauf aus sind, Erfolg zu haben, indem sie die richtigen Prioritäten setzen und kluge Entscheidungen treffen.

Es mag seltsam klingen, aber als Geschäftsinhaber sind Sie ein wichtiger Bestimmungsfaktor für das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. Wenn Sie eine strenge Debitorenpolitik haben, zahlen die Kunden wesentlich schneller, als wenn Sie eine “flexible Politik” haben. Viele Geschäftsinhaber denken, dass sie mit einer strengen Debitorenpolitik die Beziehung zu ihren Kunden riskieren. Dies ist jedoch nicht der Fall. Payt gibt Ihnen Tipps, wie Sie Ihre offenen Rechnungen schnell und kundenfreundlich eintreiben können.

Die Wichtigkeit, schnell bezahlt zu werden

Das primäre Ziel eines Unternehmens ist es, maximalen Gewinn zu erzielen. Produkte werden wettbewerbsfähig eingekauft und mit maximalem Gewinn verkauft. Dies kann jedoch nicht erreicht werden, wenn Ihre Kunden spät (oder gar nicht) zahlen. Langsame Zahlungen wirken sich auf Ihre Fähigkeit aus, Ihr Unternehmen effektiv zu führen, denn wenn nicht genügend Bargeld eingeht, sind Sie nicht in der Lage, Ihre monatlichen Ausgaben zu decken und die Löhne Ihrer Mitarbeiter zu bezahlen. Sie können sich das wie einen Dominoeffekt vorstellen. Wenn ein Kunde nicht innerhalb der Zahlungsfrist zahlt, wirkt sich das auf Ihr gesamtes Geschäft aus. Darüber hinaus wirkt es sich auf Ihre Fähigkeit aus, Ihr Geschäft auszubauen. Verspätete Zahlungen behindern Ihre Wachstumschancen, denn wenn nicht genügend Geld fließt, ist es schwieriger, Ausrüstung zu kaufen und mehr Mitarbeiter einzustellen.

Langsame Zahlungen können sich dramatisch auf Ihr Geschäft auswirken. Schneller bezahlt zu werden ist wichtiger als Sie denken.

Die Auswirkung von langsamen Zahlungen auf Ihre DSO

Ihre DSO (Days Sales Outstanding) ist ein wichtiger Indikator für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Die DSO misst, wie lange es im Durchschnitt dauert, bis Sie die Zahlung einer Rechnung erhalten, nachdem eine Dienstleistung oder ein Produkt an Ihren Kunden geliefert wurde. Eine längere DSO bedeutet weniger Cashflow und weniger Liquidität. Die Reduzierung Ihrer DSO (/reduce-dso/) ist wichtig für Ihre Liquidität. Wenn Ihre Zahlungsfristen beispielsweise 30 Tage betragen, Sie aber im Durchschnitt innerhalb von 41 Tagen Zahlungen von Ihren Kunden erhalten, kann dies zu einem großen Defizit führen - das bedeutet weniger Betriebskapital und höhere Finanzkosten.

Die Risiken, die langsame Zahlungen mit sich bringen

Wenn Sie viele unbezahlte Rechnungen haben, steigt Ihr Risiko, denn je länger Sie auf eine Zahlung warten, desto höher ist das Risiko eines Zahlungsausfalls. Schlechte Liquidität kann das Überleben Ihres Unternehmens gefährden. Ein großer Teil der Insolvenzen wird durch schlechtes Debitorenmanagement verursacht. Dies bedeutet auch für Sie eine Menge Stress. Die gute Nachricht ist jedoch, dass Sie etwas dagegen tun und das Risiko dafür deutlich reduzieren können.

Tipps für eine schnellere Bezahlung, die Sie sofort umsetzen können

1. Stellen Sie Ihre Rechnungen digital aus

Fast 50 % der KMU-Unternehmer werden nicht pünktlich bezahlt. Eine der größten Verbesserungen, die Sie vornehmen können, um schnellere Zahlungen zu erreichen, ist die digitale Rechnungsstellung. In einem digitalen Zeitalter machen Papierrechnungen einfach keinen Sinn mehr. Sie führen einfach zu Verzögerungen; eine Papierrechnung kommt per Post (was bereits einen Tag - und wenn Sie Pech haben - noch länger - gedauert hat), landet auf einem Stapel, um gescannt zu werden und wird erst dann im Zahlungsprogramm registriert. Das Einscannen ist eine zusätzliche Aktion, die man ein paar Tage aufschieben kann - wenn die Rechnung nicht schon völlig in Vergessenheit geraten ist. In einem digitalen Zeitalter ist die digitale Rechnungsstellung ein absolutes Muss für Unternehmer. Sie ist ein effektiver Weg, um schneller bezahlt zu werden.

2. Skonto gewähren

“Wenn Sie innerhalb von x Wochen nach Rechnungsdatum zahlen, erhalten Sie x% Skonto”. Zahlungsrabatte werden häufig angeboten und das aus gutem Grund. Sie funktionieren! Sie belohnen die gute Zahlungsmoral Ihrer Kunden und diese müssen nur noch schnell zahlen. Der Vorteil funktioniert in beide Richtungen. Denn wenn Ihre Kunden schnell zahlen, haben Sie weniger Zinsverluste. Dieser Vorteil plus der Zeit- und Kostenaufwand, der mit dem Versenden von Mahnungen verbunden ist, überwiegt definitiv die Kosten, die Ihnen entstehen.

3. Führen Sie ein straffes Debitorenmanagement

Der allerbeste Weg, Rechnungen schnell zu bezahlen, ist immer noch ein straffes Debitorenmanagement. Das bedeutet, dass Sie ein klares Zahlungsziel haben und dieses dann auch einhalten. Wenn Ihr Zahlungsziel 14 Tage beträgt und Ihr Kunde nach Ablauf dieser Frist noch nicht bezahlt hat, schicken Sie sofort am fünfzehnten Tag nach Rechnungsdatum eine Mahnung. Manche Firmen zahlen erst nach der ersten Mahnung, machen Sie also Ihr Zahlungsziel nicht zu lang. Weisen Sie in Ihrer Mahnung deutlich darauf hin, dass die Zahlung überfällig ist. Schließlich könnte die Rechnung dem Kunden entgangen sein.

Nach der ersten Mahnung können Sie eine zweite Mahnung wählen oder sofortige Zahlung verlangen. Die meisten Menschen empfinden eine Aufforderung zur sofortigen Zahlung als etwas hart und entscheiden sich daher für eine zweite Mahnung, die im Ton strenger ist. Senden Sie diese Mahnung spätestens zwei Wochen nach der ersten Mahnung und fordern Sie Ihren Kunden auf, innerhalb von fünf Werktagen zu zahlen. Wenn Ihr Kunde nach der zweiten Mahnung nicht zahlt, können Sie problemlos ein Inkassoverfahren einleiten. Der große Vorteil von Schuldnerverwaltungssoftware ist, dass Sie zeigen, dass Sie das Inkasso im Griff haben und die Rechnung Ihrer Aufmerksamkeit nicht entgangen ist.

4. Automatisieren Sie Ihren Debitorenmanagement- und Inkassoprozess

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Debitorenmanagement zu automatisieren, werden Ihre Rechnungen und Mahnungen automatisch versendet. Da Payt mit fast allen Rechnungs- und Buchhaltungspaketen verknüpft ist, schließt sich die Software nahtlos an Ihr bestehendes Paket an.

Außerdem können Sie alle Einstellungen, die Ihr Debitorenmanagement betreffen, selbst vornehmen. Auf diese Weise können Sie:

  • festlegen, nach wie vielen Wochen Sie eine Mahnung versenden möchten. Die Software prüft, ob die Zahlung in diesem Zeitraum erfolgt ist. Falls nicht, wird automatisch eine erste und - falls nötig - eine zweite Mahnung verschickt.
  • einfach über die Payt-Plattform über (offene) Rechnungen kommunizieren. Die Zahlungserinnerungen enthalten einen Link, mit dem Ihr Kunde den ausstehenden Betrag sofort z.B. über iDEAL bezahlen kann.
  • den Prozess pro Kunde vorübergehend stoppen oder pausieren. Hat sich der Kunde bei Ihnen gemeldet oder gibt es eine andere Situation, warum Sie keine Mahnungen mehr versenden möchten? Dann können Sie den Debitorenprozess einfach per Knopfdruck pausieren oder anhalten.
  • Erfassen und überwachen Sie Zahlungsvereinbarungen schnell und einfach.

5. Effektive Rechnungsvorlagen nutzen

Werden Sie nicht bezahlt, weil Ihre Rechnung fehlerhaft oder unklar ist? Es ist wichtig, das zu überprüfen, denn die Mehrheit der verspäteten Zahlungen geschieht aufgrund von administrativen Problemen. Eine vollständige und klare Rechnung ist notwendig, um schneller bezahlt zu werden. Hier erklären wir, wie man einen professionellen Rechnungsbrief schreibt](/write-invoice-letter/). Auch ein klarer überfälliger Rechnungsbrief ist wichtig für die Effektivität der Zahlungen.

6. Prüfen Sie Ihre Kunden auf die Zahlungsrisiken

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie schneller bezahlt werden, ist das Management des Kreditrisikos Ihrer Kunden. Die Beurteilung der Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden beinhaltet die Überprüfung ihrer finanziellen Situation. Diese finanzielle Situation muss stabil genug sein, um sicherzustellen, dass sie Ihre Rechnungen jetzt und in Zukunft bezahlen können. Sie ist eine wichtige Grundlage dafür, welches Risiko Sie bereit sind, einzugehen. Es gibt verschiedene Tools für das Kreditrisikomanagement, mit denen Sie die Kreditwürdigkeit Ihrer Kunden prüfen können.

Es ist klug, die Kreditwürdigkeit neuer potenzieller Kunden zu bewerten. Auf diese Weise können Sie im Voraus bestimmen, ob Sie mit ihnen Geschäfte machen wollen. Sie müssen hier beurteilen, ob sie die finanziellen Mittel haben, Sie schnell zu bezahlen. Sie können aber auch die Kreditwürdigkeit bestehender Kunden prüfen, da sich die Umstände natürlich ändern können. Durch credit management Berichte können Sie Informationen über die Kreditwürdigkeit Ihrer Geschäftsschuldner sammeln. Wenn sich die Kreditwürdigkeit eines Schuldners verschlechtert, können Sie dies mit ihm besprechen und (Zahlungs-)Vereinbarungen treffen, um sicherzustellen, dass die Rechnung trotzdem schnell bezahlt wird. Dies kann ernsthafte Probleme beim Einzug von Rechnungen verhindern und stellt sicher, dass Sie schneller bezahlt werden.

7. Nutzen Sie die Rechnungsfinanzierung

Werden Ihre Wachstumspläne durch begrenzte finanzielle Ressourcen erschwert? Dann kann es sinnvoll sein, eine Rechnungsfinanzierung zu organisieren.

Rechnungsfactoring versus Rechnungsfinanzierung

Was ist Rechnungsfactoring? Die klassische Form des Rechnungsfactorings ist die Auslagerung von Forderungen an ein spezialisiertes Unternehmen, das gegen eine Gebühr das Risiko von Zahlungsausfällen und Verwaltungskosten trägt. Durch die Übertragung Ihres Debitorenmanagements auf diese spezialisierte Factoring-Gesellschaft erhalten Sie sofort einen Teil Ihres Geldes als Ausgleich. Das klingt verlockend, hat aber auch Nachteile. Zum Beispiel wird nur ein kleiner Teil der ausstehenden Rechnungen vorfinanziert und Sie haben nicht mehr die Kontrolle über die Rechnungen und Debitoren. Dadurch können Entscheidungen getroffen werden, die nicht in Ihrem Interesse sind. Und das kann sich auf Ihr Firmenimage auswirken. Rechnungsfactoring ist ein teurer Prozess. Sie zahlen eine ordentliche Provision an die Factoring-Gesellschaft. Lesen Sie mehr über die Vor- und Nachteile des Factorings.

Bei der Rechnungsfinanzierung behalten Sie die volle Kontrolle über das Inkasso. Die moderne Form des Factorings bedeutet, dass Sie Ihre Debitorenverwaltung nicht an einen Dritten abgeben, sondern den Prozess selbst steuern. Das gibt Ihnen Freiraum für die Kommunikation mit Ihren eigenen Kunden, ohne Ihre Liquidität zu beeinträchtigen. Finanzieren Sie mit Rechnungsfinanzierung vor (/Rechnungsfinanzierung/) und Sie erhalten dieses Geld innerhalb von 24 Stunden auf Ihr Bankkonto. Die Rechnungsfinanzierung mit Payt ist eine freundliche Alternative zum Factoring. Und ein effektiver Weg, um schnell bezahlt zu werden und Ihr Geschäft auszubauen.

8. Kommunizieren Sie schnell über Fragen

Indem Sie Ihre Kunden konsequent auf Rechnungen aufmerksam machen, halten Sie die Kommunikation in Gang, was für eine bessere Zahlungsmoral sorgt. Das Versenden einer Rechnung kann ein Kontaktpunkt in der Kundenerfahrung sein. Dadurch erhalten Sie einen besseren Einblick in den Grund für langsame Zahlungen und haben die Möglichkeit, gemeinsam mit Ihren Kunden nach einer Lösung zu suchen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Geld schnell erhalten.

Gibt es ein Problem mit der Rechnung oder ist der Kunde eine Zeit lang nicht in der Lage, seine Rechnung zu bezahlen? Kein Problem! Mit einer konsequenten und klaren Kommunikation können Sie sicherstellen, dass Sie so schnell wie möglich bezahlt werden.

Die Kosten für verspätete Zahlungen im Vergleich zur Investition in eine Kreditmanagement-Software

Cashflow ist König. Wie wir bereits besprochen haben, schränken verspätete Zahlungen den Cashflow und die Liquidität ein und verursachen viel mehr Kosten. Die Kosten für verspätete oder ausbleibende Zahlungen sind für Ihr Unternehmen enorm. Zum Beispiel Kosten für die Eintreibung uneinbringlicher Forderungen, Zinskosten, Opportunitätskosten, Kosten für die Eintreibung von Forderungen und so weiter.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen hat eine Gewinnspanne von 20 %. Wenn Sie eine unbezahlte Rechnung von £4.000 haben, kostet es Sie £20.000 an neuen Einnahmen, um diese £5.000 Schulden auszugleichen. Und das ist nur ein Beispiel für die Kosten, die Sie haben, wenn Sie von Ihren Kunden nicht bezahlt werden.

Aber wie können Sie das Risiko einer langsamen oder ausbleibenden Zahlung minimieren? Investieren Sie in eine Kreditmanagement-Software. Kreditmanagement-Software sorgt dafür, dass Sie schneller bezahlt werden, indem sie automatisiert, wo es möglich ist, und persönlich, wo es nötig ist. Dadurch können Sie bis zu 80 % Ihrer wertvollen Zeit einsparen und stellen sicher, dass Ihre Rechnungen im Durchschnitt 30-50 % schneller bezahlt werden. Payt](/why-use-payt/) kann Ihnen helfen, schneller und einfacher bezahlt zu werden.

Der Vorteil der Verwendung von Payt

  1. Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihr Debitorenmanagement zurück. In Payt sehen Sie sofort, wie hoch der offene Saldo ist, in welcher Phase des Rechnungsprozesses sich ein Kunde befindet und welche Rechnung Aufmerksamkeit erfordert.
  2. Erinnern Sie Ihre Kunden strukturiert und automatisch an ausstehende Rechnungen. Das sorgt für eine bessere Zahlungsmoral und lässt Ihnen Zeit, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die wirklich Aufmerksamkeit benötigen.
  3. Erleichtern Sie Ihren Kunden die Zahlung, indem Sie ihnen Zahlungslinks in den Rechnungen und Erinnerungen anbieten. Dies sorgt für eine schnellere Zahlung und viele Rekorde sind mit dieser Funktion aufgestellt worden.
  4. Sparen Sie bis zu 80% Ihrer Zeit und erhalten Sie 30-50% schnellere Zahlungen

Fangen Sie noch heute an, Ihr Debitorenmanagement zu verbessern!

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