Die Hanze University of Applied Sciences bricht mit Payt ihre eigenen Rekorde

Verbesserte Kundenzufriedenheit und mehr Zeit für qualitative Verbesserungen

Im Jahr 2016 übernahm die Stabsstelle Finanzielle und Wirtschaftliche Angelegenheiten (FEZ) der Hanze Universität Groningen die Verantwortung für die Automatisierung des Eingangsrechnungsflusses. Die Abteilung wollte auch den Fluss der Ausgangsrechnungen automatisieren, damit alle effizienter und effektiver arbeiten können. Der Ansatz: Arbeitserleichterung sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Kunden. Die Software von Payt hat die Erwartungen der Hanze University übertroffen.

Innerhalb des FEZ ist die Debitorenverwaltung Teil der Finanzverwaltung. Wir organisieren den Prozess von der Rechnungsstellung über die Mahnung und das Inkasso bis hin zu weiteren Schritten", sagt Jean-Paul Heunks, Leiter der Finanzverwaltung der Hanze University of Applied Sciences Groningen*. “Wir überwachen auch Vereinbarungen und Zahlungen. Das wurde früher in Excel gemacht, buchstäblich mit Tausenden von Zeilen. Wenn man dann einen vorübergehenden Ersatz braucht, hat man das nicht hinbekommen. Außerdem hatten wir keine ausreichende Kontrolle darüber, wie es um unseren Debitorenbestand bestellt war. “*

Das Projekt zur Optimierung des Debitorenprozesses war zweigeteilt. Heunks:

Zum einen sollte die Kommunikation über Rechnungen mit den Kunden, in unserem Fall vor allem Studenten, verbessert werden. Zum anderen ging es um die Technik. Wie können Sie den Prozess mit Hilfe der Technologie weiter optimieren? Nach einer Marktberatung und einer Ausschreibung sind wir zu dem Schluss gekommen, dass die Software Payt für uns am besten geeignet ist. “*

Vielseitiges Ergebnis

Es war nie der Ansatz der Abteilung, an den Personalkosten zu sparen. Der Ansatz war immer, die Arbeit zu erleichtern. Der gesamte Prozess ist so eingerichtet und automatisiert, dass sie Zeit sparen. Zeit, die sie für die Anwendung qualitativer Verbesserungen in anderen Bereichen nutzen. Das Ergebnis ist vielseitig. Payt gibt Einblick in die Debitorenposition, die überfälligen Zahlungen, welcher Status welche Rechnung hat. Der Einsatz der Software führt zu einem verbesserten Cashflow und schafft Zeit für komplexere Herausforderungen und Verbesserungen.

Pausieren des Zahlungsprozesses während der Ferien

Die “Pausentaste” in Payt hat sich für das Unternehmen als Gold wert erwiesen. Heunks: “Die Bedienung ist einfach: Mit einem Klick pausieren Sie den gesamten geplanten Prozess der automatischen Mahnungen. Der Effekt ist von unschätzbarem Wert. Sie können einen Prozess auf Ihren Kunden und Ihre Organisation zuschneiden. Nehmen wir zum Beispiel die Sommerferien. Es sind kaum Schüler anwesend und wir haben nur eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern in der Abteilung. Es macht keinen Sinn, Erinnerungsschreiben zu verschicken. Der Student wird sie wahrscheinlich nicht sehen. Wenn ein Student es sieht, aber Fragen hat, sind wir aufgrund der Ferienzeit telefonisch weniger gut erreichbar. In der Vergangenheit haben wir uns zwar auf dieses Thema konzentriert, aber es war sehr manuell. Jetzt sind wir viel effizienter. “

Rekord für schnellste Zahlung gebrochen

Darüber hinaus bricht das Personalbüro seine eigenen Rekorde bei der Einziehung von Zahlungen.

Heunks: “Von der Rechnungs-, Mahn- und Online-Umgebung aus können die Studierenden unter anderem direkt mit iDeal bezahlen. Der Rekord für die schnellste Zahlung liegt jetzt bei 17 Sekunden nach dem Versand von Rechnungen mit einem iDeal-Link darin! “

Die Verbesserung der Kundenzufriedenheit ist das Wichtigste

Mit der Payt-Software ist es uns gelungen, die Anzahl der offenen Posten erheblich zu reduzieren. Die Qualität unseres Debitorenportfolios hat sich innerhalb eines Jahres deutlich verbessert. Was aber noch wichtiger ist: Die Kundenzufriedenheit mit der Kommunikation und dem Umgang mit ausstehenden Rechnungen hat sich deutlich verbessert. Das zählt für unser Unternehmen viel mehr “, sagt Heunks. Schon kurz nach der Inbetriebnahme wurden sie von E-Mails von Studenten überrascht. Obwohl sie eine Mahnung erhielten, bedankten sie sich für die freundliche Art der Kommunikation. “Da sieht man die Wertschätzung für transparente und strukturelle Arbeit. Die Botschaft ist nicht weniger unterhaltsam - sie müssen immer noch bezahlen - aber die Art und Weise, wie wir sie übermitteln, ist freundlicher. “

Etappen der Nutzung der Debitorenmanagement-Software

Die Lösung von Payt ist auf die gesamte Kette von der Rechnung bis zum Inkasso ausgerichtet. Zu Beginn zog es Hanze jedoch vor, nur mit der Rechnungsstellung und dem Versand von Mahnungen zu beginnen. Sie wollten eine schrittweise Nutzung. Es bedurfte einiger Suche in der Zusammenarbeit, aber es hat gut funktioniert “, sagt Heunks.

“Payt denkt gut mit unseren Wünschen mit und wie unsere Prozesse in die Software gegossen werden können. Wir haben einen sehr direkten und guten Kontakt zu Payt auf allen Ebenen. Es ist eine Partnerschaft, keine Programmverschiebung und viel Glück. “

Ein Jahr später nutzt die Hanze University die gesamte Payt-Lösung zu ihrer vollen Zufriedenheit.