5 tips for improving the debtor management of an educational institution

Illustration of a girl studying

*Viele Menschen genießen noch einen wohlverdienten Urlaub, zu Hause oder im Ausland. Doch nach den Ferien müssen Studenten wieder an die Arbeit gehen. Das gilt auch für das Debitorenmanagement der Bildungseinrichtungen, das u. a. dafür sorgen muss, dass die Studiengebühren pünktlich bezahlt werden. Mit Hilfe dieser 5 Tipps* wird es sicher gelingen, wahrscheinlich schneller und einfacher als bisher.

1. Ferien sind Pausen

In den Sommerferien sind die Schüler am Strand oder verdienen sich mit einem Ferienjob Geld dazu. Die Chance, dass sie eine Rechnung bezahlen oder eine Zahlungserinnerung wahrnehmen, ist daher gering. Wir raten daher, solche Korrespondenz bis zwei Wochen vor Ende der Sommerferien zu pausieren.

2. Vereinbaren Sie es mit einer Zahlungsvereinbarung

Nicht alle Schüler sind gute Cashflow-Manager, daher kommt es im Bildungssektor oft vor, dass Zahlungsvereinbarungen mit den Schülern (oder Eltern) getroffen werden müssen. Es ist wichtig, als Bildungseinrichtung eine soziale Haltung einzunehmen; schließlich wollen Sie, dass sich die Studenten auf das Erreichen guter Ergebnisse konzentrieren. Deshalb ist es gut, sie den Inhalt der Zahlungsvereinbarung selbst bestimmen zu lassen und nicht andersherum. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Regelungen eingehalten werden, was die Wahrscheinlichkeit verringert, dass ein Inkassoverfahren erforderlich ist.

3. Ein ‘abgemahnter’ Student…

Im Bildungsbereich kommt es häufig vor, dass Lastschriften rückgängig gemacht werden. Dieses Problem lässt sich lösen, indem man die Studenten rechtzeitig - per E-Mail oder SMS - darauf hinweist, dass die Studiengebühren demnächst abgebucht werden und das Bankguthaben daher ausreichend sein muss. Dadurch wird die Zahl der Rückbuchungen erheblich reduziert.

4. Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten sind ideal

Bieten Sie allen Studierenden (und Eltern), die sich nicht für das Lastschriftverfahren entschieden haben, die Möglichkeit, die Studiengebühren über verschiedene Zahlungsarten zu bezahlen. Das erleichtert ihnen das Bezahlen und führt dazu, dass die Rechnungen schneller beglichen werden. Das Gleiche gilt für Zahlungserinnerungen.

5. Sprechen Sie mehrere Sprachen

Oder lassen Sie Ihre Software mehrere Sprachen sprechen. Ein englisch oder französisch sprechender Student versteht kein Wort von z.B. einer niederländischen Rechnung. Um den Zahlungsvorgang zu beschleunigen, empfehlen wir Ihnen daher, die Rechnung in der Sprache des Studenten zu erstellen. Sie fragen sich, wie man das macht? Schauen Sie hier nach.

Sander Kamstra
Written by Sander Kamstra LinkedIn profile
Sander Kamstra ist Direktor und einer der Gründer von Payt. Er ist mit Leib und Seele Unternehmer. Er arbeitet gerne mit Menschen zusammen, die genauso wie er darauf aus sind, Erfolg zu haben, indem sie die richtigen Prioritäten setzen und kluge Entscheidungen treffen.

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