3 Große CFO-Denkfehler bei Rechnungen

**Ist es normal, dass man lange auf eine Zahlung warten muss? Oder dass Mahnungen erst nach Ablauf des Verfallsdatums verschickt werden? Obwohl Bargeld ein kritisches Element des Geschäftsbetriebs ist, machen fast alle CFOs diese 3 Denkfehler. Payt hilft Ihnen, sich von diesem Irrtum zu befreien und bietet eine einfache und effiziente Lösung. Welchen Fehler machen Sie?

1. “Lange auf eine Zahlung zu warten ist normal”

60 Tage auf die Zahlung einer Rechnung zu warten, kann sich normal anfühlen. Vor allem, wenn man weiß, dass nur die Hälfte der Rechnungen innerhalb des gesetzten Zahlungsziels bezahlt wird.

“Die lange Wartezeit ist einfach so, wie sie ist”

Dies muss nicht der Normalfall sein. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die Zeit bis zur Zahlung zu verkürzen und Sie haben mehr Einfluss auf das Zahlungsverhalten Ihrer Schuldner als Sie denken! Zum Beispiel durch konsequentes Erinnern und Anbieten von individuellen Zahlungsvereinbarungen. Mit der Automatisierung Ihres Debitorenmanagements verbringen Sie auch weniger Zeit damit.

2. “Mahnungen werden erst nach Ablauf des Verfallsdatums verschickt”

In den meisten Standardprozessen wird die Rechnungsmahnung nach dem Fälligkeitsdatum versendet. Das kann direkt danach sein oder auch viel später, zum Beispiel nach einem Quartal. Ein Kunde, der nur eine Mahnung bekommt, muss dann tief in seinem Gedächtnis kramen, wann es wieder soweit war. Das hat zur Folge, dass Ihr Kunde mit geringerer Wahrscheinlichkeit die Rechnung sofort bezahlt.

In der Praxis zeigt sich, dass viele Kunden - sowohl im B2C- als auch im B2B-Bereich - eine Rechnungserinnerung zu schätzen wissen. Eine Rechnung zu vergessen, kann jedem passieren. Wenn Sie die erste Mahnung vor dem Fälligkeitsdatum versenden, erhöhen Sie die Chance, dass Sie die Zahlung schnell erhalten.

3. “Rechnungen sind kein Spiel”

Nur weil die Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen wichtig ist, heißt das nicht, dass Sie sie nicht als Spiel betrachten können! Der Mensch ist von Natur aus ein fanatisches Wesen, das Spiele gewinnen will. Deshalb funktioniert der Einsatz von Spieltechniken auch in einer Nicht-Spiel-Umgebung so gut. Fügen Sie ein Spielelement mit einer Belohnung für das Schuldnerteam hinzu.

• Können Sie mit Ihrem Team die Geschwindigkeit der Zahlung verbessern?
• Wer weiß, wie man die Anzahl der Mahnungen an die Schuldner auf Kosten der Zahlungsgeschwindigkeit reduzieren kann?
• Wie viele Mahnungen werden rechtzeitig nach dem Versand der Rechnung verschickt? Können Sie die 100 % ausschöpfen?

4. Bonus Trugschluss: “Die Rechnungen sind seit Jahren gleich, sie wurden nie bewusst angepasst”

In den ersten (Wachstums-)Jahren eines Unternehmens oder in der ersten Zeit eines neuen Finanzmitarbeiters oder Managers wird die Vorlage einer Rechnung noch angepasst. Danach landet sie jedoch oft in einer Flaute… Indem Sie regelmäßig einen kritischen Blick auf Ihre Rechnungsvorlage werfen, helfen Sie Ihrem Kunden, schneller zu bezahlen. Denken Sie zum Beispiel an:

• Bieten Sie mehrere und neue Zahlungsoptionen an. Welche Option bevorzugen Ihre Kunden? Aktivieren Sie diese als bevorzugte Option.
• Die Sprache, die Sie in Ihren Rechnungen verwenden. Kommunizieren Sie kristallklar (/dialogisch/) über die Zahlung, so dass Schuldner nicht raten müssen, worum es geht.
• Stellen Sie sicher, dass wesentliche Elemente wie Name, Adresse, Ihre Konto- und Umsatzsteuernummer, Betrag und Zahlungsfrist korrekt und eindeutig sind.