¿Qué es un recordatorio de factura?

Consejos y trucos para ser más efectivos con la gestión de deudores

Se envía un recordatorio de factura a un deudor para recordarle que pague una factura. Hay tres tipos de recordatorios de facturas.

El primero se envía a los clientes para recordarles una próxima factura. La mayoría de las veces se trata de una factura anual de débito directo. El propósito de este recordatorio es aumentar las posibilidades de cobro. Por ejemplo, que haya suficiente dinero en la cuenta bancaria para realizar el cobro.

El segundo tipo de recordatorio de facturas es un par de días antes de la fecha de vencimiento de una factura. En algunos negocios esto se considera grosero. Es por eso que un recordatorio de factura antes de su fecha de vencimiento no se utiliza muy a menudo. En otros casos, cuando hay sanciones por pagos atrasados, puede ser útil recordar al deudor una sanción próxima.

El recordatorio de factura más común se envía cuando una factura está vencida. También se denomina recordatorio amistoso. La mayoría de las veces no hay sanciones. Es sólo para recordar al deudor su obligación de pagar una factura.

¿Cómo se envía un recordatorio de factura?

Hoy en día, la mayoría de los recordatorios de facturas se envían por correo electrónico. Es la forma más barata y rápida de contactar con alguien. Un recordatorio de factura impreso también se sigue usando, aunque cada vez menos. A veces puede ser efectivo en combinación con un correo electrónico.

Un método muy utilizado para recordar a un deudor una factura vencida es llamar. Este es el método más caro y que más tiempo consume. Sin embargo, funciona y a veces permite comprender mejor la razón por la que los deudores no pagan.

Otro método es enviar un recordatorio de la factura a través de un mensaje de texto o Whatsapp. No es ampliamente aceptado pero es muy efectivo. Las pruebas han demostrado que un mensaje de texto es tan efectivo como una llamada personal en términos de porcentaje de pago. Las ventajas de un mensaje de texto son, por supuesto, que es barato y no consume tiempo.

¿Cuántos recordatorios de facturas envía uno?

En la mayoría de los países e industrias, tres recordatorios de factura se consideran la norma. Antes de iniciar un cobro de deudas con costos de recuperación añadidos. Pero en todo el mundo hay pocas leyes sobre esto. Para proteger especialmente a los consumidores, la mayoría de los países tienen una ley que obliga a una empresa a enviar al menos un último recordatorio que resume las consecuencias de no pagar en un determinado período de tiempo.

¿Cómo puedo ser más efectivo cuando se trata de recordatorios de facturas?

Cada país y cada industria tiene sus propias costumbres sobre cómo organizar los recordatorios de facturas. Pero hay ciertos consejos y trucos para la gestión de deudores que se aplican en la mayoría de los países e industrias.

Ser personal en lugar de ser formal paga “Hola Jason” paga mejor que “querido señor Smith”. Puede que no se ajuste a las normas de su empresa, pero reconsidérelo para mejorar el flujo de caja.

Automatice su gestión de deudores. No hay competencia contra la consistencia en sus recordatorios de facturas. Un proceso manual de gestión de deudores nunca será tan exitoso como uno automatizado. Sobre todo por el tiempo que se ahorra en casos específicos que deben ser investigados. De esta manera, el tiempo se destinará a los casos que merecen atención.

Prepárese para iniciar un proceso de cobro amistoso. Los recordatorios de facturas tienen mucho más éxito cuando se está preparado para iniciar un cobro de deudas con costos de recuperación añadidos. A pesar de que casi nunca tendrá que iniciar un cobro de deudas.

Si cree que la relación con su cliente está en juego si inicia un cobro de deudas. Recuerda que no hay relación cuando entregas un producto o servicio y tu deudor no paga tu factura. La gente paga mejor a sus iguales que a sus subordinados.

Enviar posibilidades de pago con el recordatorio de la factura funciona muy bien. Considere agregar posibilidades de pago como PayPal o Tarjeta de Crédito. Pueden ser caras, pero seguro que aumentan tu flujo de efectivo.

Si quieres usar esta función, úsala también en tu factura. De lo contrario, los deudores comenzarán a pagar tarde cuando su método de pago preferido esté disponible sólo desde el primer recordatorio.

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