¿Cómo se escribe una carta de factura?

Una vez que has vendido tu producto o servicio es el momento de enviar una factura a tu cliente. ¿Pero cómo se escribe una buena y efectiva carta de factura?

La mayoría de los pagos atrasados se deben a problemas administrativos, como la facturación incorrecta o poco clara. Una buena comunicación con su cliente le ayudará a recibir los pagos más rápidamente y a mantener el flujo de caja. Una carta de factura completa y clara es el primer paso en este proceso. En esta wikipágina le daremos consejos sobre cómo escribir una carta de factura profesional.

Ilustración de una persona que escribe una carta de factura

Obtén el pago más rápido y mantén tu flujo de efectivo con estos consejos

Lo primero es lo primero, empecemos con la definición de una carta de factura. Una carta de factura se envía junto con una factura para explicar los detalles de pago y pedir al deudor que complete y pague la factura dentro de un plazo de pago especificado.

Para tener la posibilidad de un pago anticipado, es importante hacer una carta clara y profesional. ¿Pero cómo se hace eso? Con estos consejos se reduce la posibilidad de que te quedes con facturas vencidas y también con facturas impagadas.

  1. Crea una plantilla de factura

    Abra un documento en blanco (Word o Páginas) y cree una plantilla para su carta de facturación que se adapte a su empresa. Utilice su tono de voz, el nombre y el logotipo de la empresa.

    Es importante ser profesional y amigable para que tus clientes paguen inmediatamente.

  2. Inserte su información (de la compañía)

    Empieza a introducir el nombre de tu empresa y la dirección completa en la esquina superior izquierda. El formato estándar de la dirección es:

    Nombre

    Nombre de la empresa

    Dirección de la calle

    CIUDAD o PUEBLO

    CÓDIGO POSTAL

    Escriba la fecha debajo de esta información.

  3. Inserte la información del destinatario

    Es importante incluir el nombre específico al que debe enviarse la factura. Como propietario de un negocio, irradia profesionalidad saber quién hará el pago o a quién debe dirigirse la factura o el recordatorio de la misma.

    Nombre del destinatario

    Título

    Nombre de la empresa

    Dirección

  4. Empieza la carta con una introducción

    Comience su carta con un saludo usando el mismo nombre incluido en la dirección anterior. También puede añadir un título personal aquí, como, Sr., Sra., Sra.,… Srta. o Dr.

    Luego, escriba una línea de apertura amistosa. Un ejemplo podría ser:

    Querido Sr. Izquierdo,

    Espero que lo estés haciendo bien.

  5. Ve al grano

    Después de la introducción, escribes el cuerpo de la carta de la factura. Vaya directo al grano y sea lo más claro y conciso posible. Esto permite al destinatario ver inmediatamente lo que se espera de él o ella.

    Si no lo hace, corre el riesgo de que el destinatario no tenga tiempo de leer la carta de facturación y lo haga en otro momento. Esto también aplazará el pago.

    Por lo tanto, si quieres aumentar las posibilidades de un pago más rápido, ¡sé claro y conciso! Un ejemplo:

    Por favor, encuentre adjunto \ ~ [número de factura] para \ ~ [nombre del proyecto]

    El pago debe hacerse el 10 de septiembre de 2020. Hay un descuento del 5 por ciento si se presenta el pago en 14 días.

    Si tiene alguna pregunta sobre la factura, por favor contacte con \ ~ - [nombre] en \ ~ - [información de contacto].

    Ha sido un placer trabajar con usted.

  6. Escribe la clausura

    Escriba una línea de clausura amistosa y añada una coma al final de esta línea. Luego agregue su firma y su nombre. Un ejemplo podría ser:

    Gracias de antemano,

    [Firma]

    [Tu nombre]

    No olvide mencionar los anexos al final de su carta. Así es como anima al destinatario a ver y tomar medidas sobre estos adjuntos. Un ejemplo de cómo hacerlo es:

    Adjunto: Factura [número]

La comunicación es la clave

Al llamar constantemente la atención de su cliente sobre las facturas y mantener la comunicación, el comportamiento de pago de su cliente mejora. Sin embargo, enviar recordatorios de pago manualmente es un proceso que consume tiempo.

Esto se resuelve con el software de Payt.

Payt iniciará automáticamente un proceso de recordatorio de facturas con usted en pleno control. Desde la primera factura hasta el último recordatorio. Esto le ahorra hasta un 80 por ciento de su tiempo y usted mantiene el control sobre el aspecto de su factura (carta) y sobre el momento en que un cliente necesita que se le recuerde.

Lo que hace único a Payt es la plataforma de comunicación en el software. Payt mantiene la comunicación con su cliente, lo que asegura un mejor comportamiento de pago.

Puedes comunicarte por factura con tu cliente y responder apropiadamente si él o ella tiene una pregunta o comentario sobre esta factura en particular.

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