Wat is een factuurherinnering?

Tips om effectiever te zijn met uw debiteurenbeheer

Een factuurherinnering wordt naar een debiteur gestuurd om hem eraan te herinneren een factuur te betalen. Er zijn drie soorten factuurherinneringen.

De eerste wordt naar klanten gestuurd om hen te herinneren aan een aanstaande factuur. Meestal is dit een jaarlijkse automatische incasso factuur. Het doel van deze herinnering is om de kans op incasso te vergroten. Bijvoorbeeld dat er genoeg geld op de bankrekening staat om de incasso uit te voeren.

Het tweede type factuurherinnering is een paar dagen voor de vervaldatum van een factuur. In sommige bedrijven wordt dit als onbeleefd beschouwd. Daarom wordt een factuurherinnering vóór de vervaldatum niet vaak gebruikt. In andere gevallen, wanneer er sancties zijn voor te late betalingen, kan het nuttig zijn om een ​​schuldenaar te herinneren aan een aanstaande sanctie.

De meest voorkomende factuurherinnering wordt verzonden wanneer een factuur de vervaldatum heeft overschreden. Het wordt ook wel een vriendelijke herinnering genoemd. Meestal zijn er geen sancties. Het is alleen om een ​​schuldenaar te herinneren aan zijn verplichting om een ​​factuur te betalen.

Hoe verstuurt u een factuurherinnering?

Tegenwoordig worden de meeste factuurherinneringen via e-mail verzonden. Het is de goedkoopste en snelste manier om iemand te bereiken. Een afgedrukte factuurherinnering wordt ook nog steeds gebruikt, hoewel steeds minder. Soms kan het effectief zijn in combinatie met een e-mail.

Een veel gebruikte methode om een ​​debiteur te herinneren aan een achterstallige factuur is bellen. Dit is de duurste en meest tijdrovende methode. Het werkt echter en het krijgt soms meer inzicht in de reden van de debiteuren om niet te betalen.

Een andere methode is om een ​​factuurherinnering te sturen via een sms of Whatsapp. Het is niet algemeen aanvaard, maar het is zeer effectief. Tests hebben aangetoond dat een sms-bericht even effectief is als een persoonlijk gesprek wat betreft betalingspercentage. De voordelen van een sms zijn natuurlijk dat het goedkoop is en niet tijdrovend.

Illustratie van personen die een factuur printen en iemand die een tablet gebruikt voor het versturen van een factuur

Hoeveel factuurherinneringen verstuurt iemand?

In de meeste landen en bedrijfstakken worden drie factuurherinneringen als de standaard beschouwd. Voordat u een incassozaak start met extra incassokosten. Maar wereldwijd zijn er weinig wetten hierover. Om vooral de consument te beschermen, hebben de meeste landen een wet die een bedrijf verplicht om ten minste een laatste herinnering te sturen waarin de gevolgen worden samengevat van het niet betalen binnen een bepaalde periode.

Wanneer een herinnering factuur versturen?

Een herinnering van een openstaande factuur wordt verstuurt op het moment dat de betalingstermijn, dat vooraf vastgesteld is, verstreken is. Het is met oog op de cashflow en liquiditeit aan te raden hier niet te lang mee te wachten. Ook moet je niet te kort op de bal zitten, want dan kan het zijn dat de herinnering en de betaling elkaar kruisen. Drie tot vijf dagen na het verstrijken van de betalingstermijn, is een mooi moment om je klant te herinneren.

Voorbeeld factuur herinnering

Bij de eerste herinnering is het, juist voor de klantrelatie, goed om vriendelijk te blijven. Een voorbeeld van een eerste factuur herinnering is:

Beste heer/mevrouw,

Uit onze administratie is gebleken dat onderstaande factuur nog niet (volledig) is voldaan.

[Factuur]

Wij verzoeken u vriendelijk om het openstaande bedrag van €.. over te maken naar [bankrekeningnummer]. Of via de iDEAL knop in deze factuur te betalen.

Mocht uw betaling reeds onderweg zijn, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Bedrijf]

Laatste herinnering factuur

Voordat u de openstaande factuur naar incasso gaat, verstuurt u de laatste herinnering. U heeft u klant dan al een aantal keer herinnert aan zijn openstaande bedrag. Uit onderzoek van Payt blijkt dat het meest effectieve factuurtraject is om een tweede herinnering 9 dagen na vervaldatum te versturen en de laatste herinnering 16 dagen na vervaldatum, om alsnog betaald te krijgen.

Laatste herinnering factuur voorbeeld

Bij de laatste herinnering kunt u iets strenger van toon zijn. Bijvoorbeeld:

Geachter heer/mevrouw,

Tot onze spijt heeft u, ondanks eerdere verzoeken, het openstaande factuurbedrag nog niet voldaan. Hiervoor heeft u inmiddels ruimschoots de tijd gehad. U bent op dit moment met betaling in verzuim.

[Factuur]

wij stellen u nog 14 dagen in de gelegenheid om het verschuldigde bedrag van €… over te maken naar [bankrekeningnummer] of direct met de iDEAL knop in deze factuur te betalen.

Mochten wij de betaling niet binnen de gestelde termijn ontvangen, dan maken wij aanspraak op vergoeding van kosten. Naast bovenstaande hoofdsom bent u dan incassokosten en indien van toepassing de wettelijke of contractuele rentevergoeding verschuldigd.

De incassokosten zullen €… bedragen. Indien de betaling niet binnen de eerder genoemde 14 dagen ontvangen is, zal de factuur als incasso behandeld worden en zullen wij deze uit handen geven. De termijn van 14 dagen vangt aan de dag na bezorging van deze laatste herinnering.

Wij hopen echter dat u voor een tijdige betaling zorgt en dat hiermee de incassomaatregelen achterwege kunnen blijven.

Mocht uw betaling reeds onderweg zijn, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groet,

[Bedrijf]

Hoe kunt u effectiever zijn als het gaat om factuurherinneringen?

Elk land en elke branche heeft zijn eigen regels over het organiseren van factuurherinneringen. Maar er zijn bepaalde tips voor debiteurenbeheer die in de meeste landen en bedrijfstakken gelden.

Persoonlijk zijn in plaats van formeel, loont “Hallo Jason” werkt beter dan “Beste meneer Smith”. Het past misschien niet in uw bedrijfsregels, maar heroverweeg het voor een betere cashflow.

Automatiseer uw debiteurenbeheer. Er is niet te concurreren met consistentie in uw factuurherinneringen. Een handmatig debiteurenbeheerproces zal nooit zo succesvol zijn als een geautomatiseerd proces. Het betaalgedrag van uw klanten zal aanzienlijk verbeteren en u bespaart heel veel waardevolle tijd. Op deze manier gaat de tijd naar zaken binnen uw bedrijf die persoonlijke aandacht verdienen.

Wees voorbereid om een ​​minnelijk incassotraject te starten. Factuurherinneringen zijn veel succesvoller als u bereid bent om een ​​incasso te starten met extra invorderingskosten. Ook al hoeft u bijna nooit een incasso te starten. Als u het gevoel heeft dat de relatie met uw klant op het spel staat als u een incasso start. Onthoud dat er geen relatie is wanneer u een product of dienst levert en uw debiteur uw factuur niet betaalt. Mensen betalen beter aan gelijken dan aan ondergeschikten.

Betaalmogelijkheden versturen met uw factuurherinnering werkt prima. Overweeg om betalingsmogelijkheden toe te voegen, zoals Bancontact of CreditCard. Ze zijn misschien relatief duur, maar ze verhogen zeker uw cashflow.

Als u deze functie wilt gebruiken, gebruik ze dan ook op uw factuur. Debiteuren beginnen anders te laat te betalen wanneer hun favoriete betaalmethode pas beschikbaar is vanaf de eerste herinnering.

Share this article