Betalingsherinnering: alle informatie die u nodig heeft

Een betalingsherinnering is een manier om klanten aan te sporen om hun facturen op tijd te betalen. Hieronder bespreken we alles wat u moet weten over betalingsherinneringen, van het belang ervan tot praktische tips en veelgestelde vragen.

Betalingsherinnering: wat is het?

Een betalingsherinnering is een vriendelijke manier om klanten eraan te herinneren dat hun betalingstermijn is verstreken. Daarnaast wordt in een betalingsherinnering aangespoord om het openstaande bedrag binnen de opgegeven nieuwe termijn te betalen.

Wanneer een betalingsherinnering sturen?

Een betalingsherinnering verstuurt u vlak na het verstrijken van de betalingstermijn. Hiervoor kunt u twee dagen aanhouden. Op die manier geeft u de klant nog een klein beetje ruimte, bijvoorbeeld wanneer het een foutje van de klant was. Wanneer u de betalingsherinnering direct op de dag van het verstrijken van de betalingstermijn stuurt, dan kan dit streng overkomen op de klant. Aan de andere kant moet u niet te lang wachten met het sturen van een betalingsherinnering, omdat u anders het idee aan de klant geeft dat er niet op tijd betaald hoeft te worden. 

Is het wettelijk verplicht om een betalingsherinnering te sturen?

Is de klant een consument, dan bent u verplicht een zogenaamde ‘WIK-brief’ of ‘veertiendagenbrief’ te sturen. Dit is een laatste aanmaning om de openstaande kosten binnen 14 dagen te betalen, zonder extra incassokosten. Deze verplichting is opgenomen in de WIK, Wet Incasso Kosten. Na de periode van 14 dagen, mogen incassokosten in rekening gebracht worden.

Als een factuur gericht aan een bedrijf onbetaald blijft, is het niet verplicht om een aanmaning te sturen. Wel is het goed om de debiteur te herinneren aan de openstaande factuur. Dit voorkomt een verstoring van de zakelijke relatie. Proactief herinneringen sturen aan debiteuren met openstaande facturen draagt bij aan een soepele zakelijke communicatie. 

Op tijd een herinnering versturen dat een factuur nog niet betaald is, laat zien dat u de klant respecteert en dat u zich aan uw afspraken houdt. Dit versterkt de zakelijke relatie en voorkomt problemen.

Het is mogelijk om direct de incassoprocedure te starten als een bedrijf niet op tijd betaalt, maar in de praktijk gebeurt dit bijna niet. Door direct een incassoprocedure te starten geeft u de debiteur geen ruimte om de betaling toch nog te voldoen. 

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning zit voornamelijk in de toon en urgentie. Een betalingsherinnering is vriendelijk van aard en dient als een eerste herinnering aan de klant. Een aanmaning, aan de andere kant, is formeler en dringender, vaak met bijgevoegde kosten voor te late betalingen.

Welke gegevens moeten op een betalingsherinnering staan?

Er zijn geen verplichte gegevens die op een betalingsherinnering moeten staan. Voor een effectieve betalingsherinnering voegt u deze informatie toe:

  • Klantgegevens: zorg ervoor dat de naam en contactgegevens van de klant correct zijn vermeld.
  • Factuurinformatie: vermeldt het factuurnummer, de vervaldatum en het te betalen bedrag.
  • Betaalinstructies: voeg duidelijke instructies toe over hoe de klant kan betalen, zoals bankgegevens of een betaallink.

Voorbeeld betalingsherinnering

De betalingsherinnering moet klantvriendelijk en duidelijk zijn, waardoor de klant wordt aangemoedigd om direct tot betaling over te gaan. 

Hier is een voorbeeld van een betalingsherinnering die we hebben samengesteld om u op weg te helpen.

Onderwerp: Betalingsherinnering

Beste [klantnaam],

Wij willen u herinneren aan de openstaande factuur met factuurnummer [factuurnummer] die op [vervaldatum] betaald had moeten zijn. Het te betalen bedrag is [bedrag in euro’s]. De betreffende factuur vindt u in de bijlage.

Om de betaling zo soepel mogelijk te laten verlopen, vindt u hier onze betaalinstructies:

Bankgegevens: [banknaam, rekeningnummer]
Betaallink: [betaallink]

We verzoeken u vriendelijk deze betaling binnen [aantal dagen] na dagtekening van deze brief te voldoen om verdere stappen te voorkomen.

Mocht de betaling inmiddels hebben plaatsgevonden, dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Bedankt voor uw medewerking en mocht u vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We staan klaar om te helpen.

Met vriendelijke groet,

[Bedrijfsnaam]
[Contactgegevens]

Meer tips voor betalingsherinneringen

Met onderstaande tips voor het versturen van betalingsherinneringen verbetert u de kans op tijdige betaling.

Voeg de openstaande factuur toe aan de betalingsherinnering

Wilt u zeker zijn dat uw klant de openstaande factuur niet over het hoofd ziet? Voeg deze toe aan de betalingsherinnering en verbeter de kansen op tijdige betaling.

Houd een korte betalingstermijn aan voor betalingsherinneringen

  • Houd een betalingstermijn van 5 dagen aan voor betalingsherinneringen bij facturen met een oorspronkelijke betalingstermijn van 0-14 dagen. 
  • Voor facturen met een originele betalingstermijn van 15-30 dagen, hanteer een betalingstermijn van 7 dagen voor de betalingsherinnering. 
  • Bij een eerste betalingstermijn van 31 dagen of langer, houd een betalingstermijn van 10 dagen aan voor de betalingsherinnering.

Stuur één betalingsherinnering en niet meerdere

Het beperken van betalingsherinneringen tot één exemplaar, gevolgd door bijvoorbeeld een aanmaning, is doeltreffender en tijdbesparend. Het versturen van meerdere herinneringen met nummering zoals ’eerste’ en ’tweede’ kan de debiteur de verwachting geven dat er nog meer zullen volgen, waardoor extra tijd ontstaat om de betaling te voldoen. Bovendien vergt het opstellen en versturen van meerdere herinneringen aanzienlijk meer tijd en administratieve inspanning. 

Meerdere betalingsherinneringen versturen leidt tot inefficiënt debiteurenbeheer. U besteedt dan te veel tijd aan het versturen van herinneringen, terwijl u die tijd beter kunt besteden aan het vinden van een oplossing voor de betalingsachterstand. Het kiezen voor een enkele herinnering, gevolgd door een duidelijke vervolgstap zoals een aanmaning, is een directere benadering. Dit stimuleert de debiteur om snel te betalen en bespaart tijd in het beheer van het debiteurenproces. 

Wat is een herinneringsfactuur?

Een herinneringsfactuur of factuur herinnering wordt vaak gebruikt als synoniem van een betalingsherinnering. Het kan net zo ingestoken worden als een betalingsherinnering. Soms wordt de oorspronkelijke factuur echter aangepast naar een herinneringsfactuur, waarbij oorspronkelijke gegevens worden gewijzigd. Dit is echter verboden in Nederland. In plaats van de bestaande factuur te wijzigen, moet er een nieuwe gewijzigde factuur aangemaakt worden.

Geautomatiseerde opvolging van betalingen met Payt

Bij Payt begrijpen we dat het opvolgen van betalingen tijdrovend kan zijn. Daarom biedt onze software geautomatiseerde opvolging aan om dit proces eenvoudiger te maken voor u en uw team, zodat u zich kunt concentreren op wat echt belangrijk is: de groei van uw bedrijf. Wat biedt Payt?

  1. Aanzienlijke werkbesparing
    Het opvolgen van openstaande facturen is een tijdrovende bezigheid. Met Payt houdt u tijd over, voor vragen over facturen bijvoorbeeld.
  2. Volledig behoud van controle over het proces
    U houdt de volledige controle over het debiteurenproces. Een vordering tijdelijk stilzetten? Met één klik geregeld!
  3. Verbetering van cashflow
    Een consequent debiteurenbeheer zorgt voor een betere cashflow. Met automatisering heeft u geen omkijken naar de opvolging.
  4. Status van alle facturen volgen
    Via een online dashboard – gekoppeld aan uw boekhoudsoftware – kunt u de status van facturatie eenvoudig volgen.

Veelgestelde vragen over betalingsherinneringen

  1. Kan ik een betalingsherinnering automatiseren? 
    Ja, met debiteurenbeheersystemen zoals Payt kunt u betalingsherinneringen automatiseren, wat tijd en moeite bespaart.
  2. Wat moet ik doen als de klant niet reageert op de betalingsherinnering?
    Als er geen reactie komt, is het nodig om een formelere aanmaning te sturen. Overweeg ook telefonisch contact op te nemen met de klant. Als een betaling uitblijft, kunt u een incassotraject starten via de software van Payt. Er wordt een overzichtelijk dossier bijgehouden dat u makkelijk kunt downloaden en kunt overdragen aan uw deurwaarder of advocaat.
  3. Mag ik kosten in rekening brengen voor een betalingsherinnering?
    In Nederland mogen er aanmaningskosten in rekening worden gebracht, maar alleen na de eerste betalingsherinnering. De hoogte van de kosten is afhankelijk van de hoofdsom en is maximaal 15% met een minimum van € 40. Raadpleeg de wetgeving hierover. Daarnaast raden wij aan alleen kosten in rekening te brengen wanneer er u na een vriendelijke brief of een telefoongesprek niet uitkomt. 
  4. Wat zijn de juridische aspecten van betalingsherinneringen?
    Betalingsherinneringen moeten voldoen aan de wettelijke vereisten. Ze moeten duidelijk, eerlijk en redelijk zijn en mogen de klant niet onnodig onder druk zetten.
  5. Mijn klant heeft de betalingsherinnering niet ontvangen. Wat nu?
    Het zorgt voor vertraging wanneer de klant de betalingsherinnering niet heeft ontvangen. Het maakt alleen niets uit voor de betaling. Verstuur de betalingsherinnering dan opnieuw.
  6. Kan ik voor een oude factuur nog een betalingsherinnering sturen?
    Dit is afhankelijk van hoe oud de factuur is. Bij consumenten is de verjaringstermijn 2 jaar en bij zakelijke klanten is de verjaringstermijn 5 jaar. De termijn gaat in vanaf het moment dat de betalingstermijn van de originele factuur is verstreken.

Hoe Payt helpt

Bij Payt begrijpen we de uitdagingen van effectief debiteurenbeheer. Daarom bieden we niet alleen geautomatiseerde opvolgingsdiensten aan, maar delen we ook graag onze expertise om u te helpen uw betalingsprocessen te optimaliseren.

Heeft u verdere vragen over betalingsherinneringen of wilt u meer weten over onze diensten? Neem gerust contact met ons op. We staan klaar om u te assisteren in het behouden van een gezonde cashflow voor uw bedrijf.

Sanne de Vries
Geschreven door Sanne de Vries LinkedIn profile
Sanne de Vries is verantwoordelijk voor de marketing bij Payt. Van branding en strategisch reputatiemanagement tot graphic design: ze gaat niets uit de weg. Ze is ambitieus en gaat graag nieuwe uitdagingen aan.

Share this article