Schnellere Bezahlung der Studiengebühren durch Alfa-College-Studenten über einen Zahlungslink in den Rechnungen

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*Er zeichnete die Rechnungen, druckte sie aus, faltete sie in der Mitte und steckte sie dann fein säuberlich in einen Umschlag: Der Mitarbeiter des Schuldenmanagements der Alfa-Hochschule hatte bis vor kurzem einen besonderen Job in der digitalen Welt, in der wir leben. Denn egal, wie gut der Mann seinen Job machte: Mehr als 13.000 Rechnungen manuell zu bearbeiten, ist nicht nur ziemlich ineffizient, sondern auch fehleranfällig und zeitraubend. Als das Alfa-College mit Payt in Kontakt kam, konnte es gar nicht anders, als begeistert zu sein", sagt Jeroen van der Ster, Director of Operations am Alfa-College.

Zwei Alfa-Kollegen, die sich treffen und miteinander reden

Payt nimmt Ihnen die gesamte Kette ab, von der Rechnung bis zum Mahnwesen. Seit wir die Software einsetzen, haben wir nicht nur einen zuverlässigen und strukturierten Debitorenprozess, sondern auch eine Reihe von Gliedern des Prozesses sind verschwunden. “*

Das ROC für den berufsbildenden Sekundarbereich arbeitete noch mit einem Inkassobüro. Dieses Büro erstellte das so genannte WIK-Schreiben (auch bekannt als letzte Mahnung vor dem Inkasso). Nach dem Versand des WIK-Briefs wurde der Fall an den Gerichtsvollzieher übergeben.

“Dank Payt konnten wir diese Zusammenarbeit einstellen. Das hat zu erheblichen Kosteneinsparungen innerhalb der Organisation geführt “, erklärt Jeroen. Payt hat zwei entscheidende Vorteile. Zum einen sparen wir Zeit und Geld im Prozess und zum anderen sorgt Payt für eine bessere Zahlungsmoral unserer Kunden. “

Bessere Zahlungsmoral

Vor allem letzteres ist für den Director of Operations eine Erleichterung.

  • “Unsere Studenten haben nicht immer ordentlich und pünktlich gezahlt, aber das hatten wir uns zum großen Teil selbst zuzuschreiben. Wenn man die Leute rechtzeitig mahnt und ihnen proaktiv die Möglichkeit bietet, den ausstehenden Betrag in Raten zu zahlen, dann hat man einen sehr großen Teil des ‘Problems’ gelöst. Außerdem können wir die Leute jetzt getrost auf ihre ausstehenden Rechnungen hinweisen, weil wir sicher wissen, dass wir selbst den richtigen Prozess durchlaufen haben. Früher fühlten wir uns belastet. Dann stellte sich heraus, dass die Zahlungsfrist für eine Rechnung zum Beispiel schon vor sechs Monaten abgelaufen war, und dann haben wir die erste Mahnung verschickt. Darüber haben wir uns zu Recht beschwert. Die Studenten hatten völlig Recht, dass dies nicht professionell war. “*

Echtzeit-Status und Online-Zahlungen

Jetzt können die Studenten online gehen und mit dem Kundenportal von Payt den Status ihrer Rechnungen in Echtzeit einsehen. Das ist ein großer Unterschied. “Die Kosten für das Schulgeld sind kein Zuckerschlecken. Fast immer handelt es sich um Beträge, die höher als 1.000 € sind. Nicht jeder kann das einfach so bezahlen. Die Schwelle, zum Telefon zu greifen und eine Zahlungsvereinbarung mit den Kollegen der Finanzverwaltung zu treffen, erwies sich jedoch als zu hoch. Jetzt, wo wir auf Payt umgestellt haben, können die Schüler oder ihre Eltern dies selbst über das Online-Portal regeln. Ein weiterer wichtiger Vorteil ist, dass die Studierenden ihre Studiengebühren nun bequem online bezahlen können. Früher mussten sie diese manuell überweisen oder ein Lastschrifteinzugsformular ausfüllen. Alles Aktionen, die Einfluss darauf hatten, ob die Studiengebühren pünktlich gezahlt wurden oder nicht.

Wie Sie gesehen haben, schwört die Alfa-Hochschule auf die Lösungen von Payt. Und der Mitarbeiter, der den manuellen Kreditverwaltungsprozess durchgeführt hat? Er hat eine schöne Stelle in einer anderen Abteilung des Alfa-Kollegs bekommen.

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